Протягом одного робочого дня працівник може бути зайнятий по-різному. Наприклад, до обіду він може перебувати в офісі, а після - поїхати у відрядження або використати залишок дня для додаткового відпочинку за відпрацьований раніше понаднормовий час. Подібні короткострокові події, що займають неповний робочий день, називаються внутрішньозмінними. Про те, як їх враховувати у програмі «1С:Зарплата та управління персоналом 8» ред. 3.0, читайте у матеріалі експертів «1С».

У програмі «1С:Зарплата та управління персоналом 8» ред. 3.0 передбачений гнучкий механізм обліку часу, що дозволяє врахувати різні життєві ситуації та відобразити їх і в табелі обліку робочого часу, та при розрахунку зарплати.

Налаштування внутрішньозмінних відсутностей

Можливість зареєструвати в програмі на неповний робочий день такі події як відрядження, відгул, простий або відпустку без оплати потрібно передбачити заздалегідь - при початковому налаштуванні програми, або включити у момент виникнення потреби.

При Початкове налаштування програмипотрібно встановити прапори:

• Використовувати оплату внутрішньозмінних відряджень,
• Використовувати внутрішньозмінні відгули,
• Надаються внутрішньозмінні відпустки без оплати,
• На підприємстві реєструються інші відсутності, які займають весь робочий день.

Якщо в процесі роботи з'ясується, що не всі внутрішньозмінні відсутності, що використовуються в організації, підключені, то можна в меню Налаштування -> Розрахунок зарплати -> Налаштування складу нарахувань та утриманьна закладці Облік відсутностівстановити відповідні прапори У тому числі внутрішньозмінні(Рис.1).

Внутрішньозмінні відрядження

Якщо співробітник частину дня був у відрядженні, а частину, що залишилася, - працював, то в програмі «1С:Зарплата та управління персоналом 8» ред. 3.0 слід зареєструвати внутрішньозмінне відрядження. В меню Кадри -> Відрядження потрібно Створити новий документ(Рис. 2).

Після встановлення прапора Відрядження на неповний день (внутрішньо змінне)стають доступними для заповнення поля Дата відрядженняі Годинник. Вважається, що відрядження посідає денний час і доплата за нічну роботу не потрібна. Оплачується відрядження за годинником із розрахунку середньогодинного заробітку.

Приклад 1

21 вересня 2015 року внутрішньозмінне відрядження співробітника тривало 3 години, норма робочого часу за графіком – 8 годин. При розрахунку зарплати за цей день оплата за окладом автоматично нараховується за 5 годин. У табелі 21 вересня буде відзначено літерами «я/к», а час – 5/3 (рис. 7).

Внутрішньозмінні простої

Якщо співробітник частину дня був змушений провести у простої, а частину дня працював, то у програмі «1С:Зарплата та управління персоналом 8» ред. 3.0 слід зареєструвати внутрішньозмінний простий. В меню Кадри -> Усі кадрові документипотрібно Створитидокумент Простий співробітників(Рис. 3).

Залежно від причини простої оплачуються по-різному. Оплата простою з вини працівника не оплачується, а з вини роботодавця - оплачується з двох третин середнього заробітку.

Якщо простий був з причин, які не залежать від сторін, то оплата провадиться виходячи з 2/3 тарифної ставки. Відповідно, і в табелі обліку робочого часу фіксуватиметься простий залежно від виду простою (див. табл. 1).

Таблиця 1

Приклад 2

Внутрішньозмінний простий з причин, що не залежать від роботодавця та працівника, тривав у денний час 22 вересня 2015 року 2 години.

Норма робочого часу за графіком – 8 годин.

При розрахунку зарплати за цей день оплата за окладом автоматично нараховується за 6 годин. У табелі 22 вересня буде відзначено літерами "я/нп", а час - 6/2.

Внутрішньозмінні відгули

Внутрішньозмінні відгули (додатковий час відпочинку співробітника) можуть утворитися у трьох випадках:

• переробка при сумованому обліку робочого часу;
• понаднормова робота;
• робота у вихідний день або за графіком у святковий день.

Для реєстрації внутрішньозмінного відгулу призначено документ Відгукв меню Кадри -> Усі кадрові документи -> Створити(Рис. 4).

Приклад 3

25 вересня 2015 року співробітник взяв додаткових 4 годин відпочинку в рахунок відпрацьованого раніше часу понаднормово. У програмі зареєстровано внутрішньозмінний відгул.

При нормі робочого дня 8 годин 4 години, що залишилися, автоматично будуть оплачені по окладу, а в табелі обліку робочого часу 25 вересня 4 години відпочинку будуть відзначені літерами «я/нв», а час - 4/4.

Внутрішньозмінні прогули та неявки

Для реєстрації інших внутрішньозмінних неявок та прогулів у програмі передбачені такі документи: і Прогул, неявка.

документом Відпустка без збереження заробітної платив меню Кадри -> Всі відсутності співробітників -> Створитиможуть бути зареєстровані неоплачувані відпустки різних видів, залежно від яких у табелі обліку робочого часу встановлюється відповідний символ (див. табл. 2).

Таблиця 2

Приклад 4

23 вересня 2015 року протягом частини зміни (у документі встановлено однойменний прапор) працівник чотири години був у додатковій навчальній відпустці без оплати, норма робочого часу за графіком – 8 годин.

При розрахунку зарплати за цей день оплата за окладом автоматично нараховується за 4 години (рис. 5). У табелі 23 вересня буде відзначено літерами "я/уд", а час - 4/4 (рис. 5).

документом Прогул, неявкав меню Кадри -> Всі відсутності співробітників -> Створитиможуть бути зареєстровані відсутності з нез'ясованих причин та прогули. Залежно від установки перемикача Вид відсутностіу табелі обліку робочого часу встановлюється відповідний символ – див. табл. 3.

Таблиця 3

Приклад 5

24 вересня 2015 року зареєстровано запізнення співробітника на роботу на 1 годину – це внутрішньозмінний прогул. У документі Прогул, неявка(рис. 6) встановлений вид відсутності Прогул та прапор Відсутність протягом частини зміни. За норми робочого часу 8 годин на день за 24 вересня оплата за окладом нараховується автоматично за 7 годин. У табелі 24 вересня буде відзначено літерами «я/пр», а час – 7/1 (рис. 7).

Мал. 7. Табель обліку робочого часу

Організації мають вести облік робочого дня співробітників. І тому використовують уніфіковану форму Т13 – табель обліку робочого дня. У цьому документі по кожному працівнику заповнюють дані про відпрацьовані ним дні та години. Табель обліку робочого дня в 1С 8.3 Бухгалтерія формується за даними виробничого календаря. Тут ми розповімо, де знайти табель робочого часу та як налаштувати його під себе.

Читайте у статті:

Є два варіанти ведення табелю:

Варіант 1. Суцільна реєстрація явок та неявок на роботу;
Варіант 2. Реєстрація лише відхилень (відпусток, лікарняних тощо).

Табель обліку робочого часу 1С 8.3 Бухгалтерія формується другим способом. Програма автоматично заповнює його за прийнятими на роботу співробітниками, з урахуванням їх відпусток та лікарняних. За основу 1С 8.3 бере 5-денний 40 годинний робочий тиждень з виробничого календаря. Як налаштувати виробничий календар у 1С 8.3 Бухгалтерія читайте тут. Облік неоплачуваних відпусток («за власний рахунок») та прогулів у програмі 1С 8.3 Бухгалтерія не передбачена.

Для обліку робочих та неробочих днів у табелі обліку робочого часу в 1С 8.3 Бухгалтерія використовують такі позначення:

• "Я". робочий день (явка);
• "В". Вихідні дні;
• "ВІД". Відпустка;
• "Б". Лікарняний.

Розкажемо, як у 5 кроків у 1С 8.3 знайти та налаштувати табель обліку робочого часу у 1С 8.3 Бухгалтерія.

Як зробити табель у програмі БухСофт

Крок 1. Налаштуйте в 1С 8.3 облік лікарняних та відпусток

Зайдіть до розділу «Зарплата та кадри» (1) та натисніть посилання «Налаштування зарплати» (2). Відкриється вікно налаштувань.

У вікні, натисніть на посилання «Розрахунок зарплати» (3) і поставте галочку (4) навпроти «Вісти облік лікарняних, відпусток та виконавчих документів».


Тепер табель обліку робочого часу в 1С 8.3 Бухгалтерія формуватиметься з урахуванням введених лікарняних та відпусток.

Крок 2. Відкрийте в 1С 8.3 табель обліку робочого часу для заповнення

Зайдіть у розділ «Зарплата та кадри» (1) та натисніть на посилання «Звіти з кадрів» (2). Відкриється вікно «Звіти розділу «Кадровий облік»».


У вікні, натисніть на посилання «Табель обліку робочого часу (Т-13)» (3). Відкриється вікно заповнення документа.

Крок 3. Сформуйте в 1С 8.3 табель обліку робочого часу

У формі заповнення вкажіть:

• вашу організацію (1);
• період, протягом якого треба сформувати табель (2). Введіть початкову та кінцеву дату періоду;
• підрозділ, яким потрібен табель (3). Якщо це поле залишити порожнім, табель заповниться по всіх підрозділах.

Щоб завершити операцію, натисніть кнопку «Сформувати» (4).


У сформованому табелі буде інформація:

• по співробітникам та їх посадам(5);
• кількості відпрацьованих днів за вибраний період щодо кожного співробітника (6);
• кількості відпрацьованих годин за вибраний період щодо кожного співробітника (7).

Крок 4. Формування табеля в 1С 8.3 за окремими працівниками

Табель обліку робочого часу в 1С 8.3 Бухгалтерія можна сформувати за окремим співробітником або їх групою. Для цього натисніть кнопку "Налаштування" (1). У вікні «Налаштування звіту …» натисніть посилання «Підбір» (2). Відкриється.


У списку натисніть на потрібних співробітників і натисніть кнопку «Вибрати» (3). Натисніть «x» (4), щоб закрити список.


Тепер у вікні «Налаштування звіту…» вказано обраного співробітника (5). Для завершення формування документа натисніть кнопку «Закрити та сформувати» (6).


За вказаним співробітником сформується табель (7).

Відсутність працівника на робочому місці без поважних причин протягом встановленого законодавством часу визнається прогулом. Експерти 1С розповідають, як у програмі «1С:Зарплата та управління персоналом 8» редакції 3 налаштувати розрахунок заробітної плати та зареєструвати відсутність співробітника на роботі без поважної причини не лише у днях, а й у годинах (внутрішньозмінний прогул), як сформувати табель робочого часу та розрахувати зарплату з урахуванням прогулу.

Під прогулом мається на увазі відсутність співробітника на робочому місці без поважних причин протягом усього робочого дня (зміни) незалежно від його тривалості, а також у разі відсутності на робочому місці без поважних причин більше 4 годин поспіль протягом робочого дня (зміни) ( пп. "а" п. 6 ч. 1 ст.

Прогул - дисциплінарний провина, протягом якого роботодавець відповідно до статті 192 ТК РФ вправі застосувати такі дисциплінарні стягнення:

• зауваження;
• догана;
• звільнення з відповідних підстав.

Законодавством не встановлено перелік поважних причин відсутності працівника на робочому місці. Роботодавець самостійно вирішує, чи є причина відсутності працівника на роботі поважною чи ні, залежно від конкретних обставин (лист Роструда від 31.10.2008 № 5916-ТЗ).

Порядок оформлення прогулу співробітника у програмі «1С:Зарплата та управління персоналом 8» редакції 3 розглянемо на прикладі.

приклад

У програмі «1С:Зарплата та управління персоналом 8» (ред. 3) виконуються такі дії:
1. Налаштування розрахунку зарплати.
2. Реєстрація прогулу працівника.

Налаштування розрахунку зарплати

Якщо реєстрація прогулу провадиться не тільки в днях, а й у годинах (внутрішньозмінні прогули), то в налаштуванні розрахунку заробітної плати (розділ Налаштування - Розрахунок зарплати- посилання ) на закладці Погодинна оплатанеобхідно встановити прапор Застосування погодинної оплати. У програмі можна зареєструвати:

• прогул;
• неявку з нез'ясованих причин;
• неявку через хворобу (коли лікарняний ще не «закритий»).

Для цього у налаштуванні параметрів розрахунку зарплати на закладці Облік відсутності(або при початковому налаштуванні програми) необхідно встановити прапори Прогули та неявкиі У тому числі внутрішньозмінні(Для можливості реєстрації внутрішньозмінних прогулів), див. рис. 1.

При встановленні прапорів у плані видів нарахувань (розділ Налаштування - Нарахування) будуть доступні види нарахувань Прогулі Внутрішньозмінний прогуліз призначенням нарахування Прогул, Відсутність з нез'ясованої причиниі Відсутність з нез'ясованої причини (внутрішньозмінна)із призначенням нарахування Неявка з нез'ясованих причин, Відсутність через хворобу (лікарняний ще не закритий), які вже налаштовані та готові до використання.

Реєстрація прогулу співробітника

Реєстрація прогулу працівника здійснюється за допомогою документа , розділ Кадри - Усі відсутності співробітниківабо розділ Зарплата - Усі нарахування.

За кнопкою Створитислід вибрати вид документа Відсутність (хвороба, прогул, неявка).

В полі Місяцьвибирається місяць, у якому реєструється прогул (за замовчуванням – поточний місяць).

За замовчуванням у полі Організаціявказується організація, встановлена ​​у налаштуваннях користувача.

Якщо інформаційної базі зареєстровано більше однієї організації, необхідно вибрати ту організацію, у якій оформлений співробітник.

• Дата- Вказується дата реєстрації документа в інформаційній базі;
• Співробітник- вибирається співробітник, яким реєструється прогул.

В розділі Причина відсутностівстановлюється перемикач у положення:

• - якщо відома причина невиходу співробітника (він хворіє, але лікарняний поки що «відкритий»);
• Відсутність з нез'ясованих причин- Якщо невідома причина відсутності співробітника;
• Прогул- якщо співробітник був відсутній на робочому місці без поважної причини протягом робочого дня (зміни), як у прикладі.

Далі встановлюється прапор (стає доступним, якщо в налаштуваннях розрахунку зарплати було обрано можливість реєструвати внутрішньозмінні прогули та неявки), якщо працівник був відсутній протягом частини робочого дня (зміни). Установка цього прапора дозволяє вказати період прогулу над цілих днях, а годинах у межах обраного дня (у полях Дата відсутностіі Годинник відсутності). Якщо згідно з графіком роботи співробітника в день прогулу передбачена робота з різним видом часу (наприклад, у денний та нічний час), то можна уточнити, на який саме час припаде внутрішньозмінна відсутність співробітника (для виду відсутності Прогул - Прогул у денний час, Прогул у нічний час). Це дозволить правильно розрахувати оплату за різні види часу. У нашому прикладі цей прапор встановлювати не потрібно.

Якщо прапор Відсутність протягом частини змінине встановлено, то в полях дата початкуі дата закінченнявказується період прогулу. Зареєстрований документом період не буде сплачено за подальшого розрахунку зарплати. Прапор Звільнити ставку на період відсутностівстановлюється, якщо необхідно звільнити штатну одиницю, що займається співробітником, на період його відсутності.

Поле При розрахунку нарахувань враховується якзаповнюється автоматично за певних видів нарахувань для кожного виду відсутності. Якщо у програмі було створено кілька видів нарахувань із призначенням Прогул, Неявка з нез'ясованих причинабо Неявка через хворобу, то цьому полі можна вибрати, яке їх слід враховувати під час розрахунку нарахувань за цим документом.

Закладка Перерахунок минулого періодуз'являється, якщо період відсутності, реєстрований поточним документом, посідає період, який вже було зареєстровано менш пріоритетні нарахування у попередніх місяцях. Тому в документі провадиться перерахунок (сторнування) цих нарахувань. Якщо ж таке «нашарування» реєструється в одному місяці, це означає, що внесення виправлень ще можливе цим місяцем, тому перерахунок не провадиться.

Для виправлення такої ситуації після запровадження відсутності необхідно перерахувати той документ, яким цього місяця на цей же період вже було зареєстровано нарахування. У нашому прикладі ця закладка відсутня. Якщо за місяць нарахування у програмі вже відображено виплату зарплати або зарплату відображено у бухгалтерському обліку, то внесення виправлень до документа заднім числом може призвести до того, що вже зафіксовані дані стануть недостовірними.

У такому разі можна відобразити зміни одним із наступних місяців, ввівши документ-виправлення за допомогою посилання Виправити. За цим посиланням можна виправити документ, якщо період не «закритий». Після натискання посилання створюється новий документ-виправлення. На його закладці Перерахунок минулого періодусторнуються всі нарахування, зареєстровані документом, що виправляється. Якщо потрібно скасувати повністю всі нарахування, виконані документом минулого періоду, і відобразити це в одному з наступних місяців, можна ввести документ Сторнування нарахуваньза посиланням Сторнувати.

Якщо у налаштуваннях параметрів розрахунку зарплати (розділ Налаштування - Розрахунок зарплати- посилання Налаштування складу нарахувань та утримань) на закладці Інші нарахуваннявключено можливість призначення доплати за тимчасове виконання обов'язків, суміщення (встановлений прапор Поєднання, тимчасове виконання обов'язків), то за кнопкою Створити на підставі - Поєднання посадможна створити документ Поєднання посаддля призначення доплати іншому співробітнику виконання обов'язків відсутнього співробітника. За кнопкою Створити на підставі - Лікарняний листможна створити документ Лікарняний лист для нарахування допомоги.

Документ Відсутність (хвороба, прогул, неявка)реєструється в інформаційній базі за кнопкою Провести та закрити.

Під час розрахунку заробітної плати працівника за грудень 2018 року за допомогою документа Нарахування зарплати та внесків(розділ Зарплата - Нарахування зарплати та внесків) оплата за відпрацьований час розраховується з урахуванням прогулу.

Оклад співробітника – 40 000 руб. У грудні за графіком співробітника – 21 робочий день, С.І. Селіванов відпрацював 20 днів. Оплата за відпрацьований час складає: 40 000 руб. / 21 день х 20 днів = 38095,24 руб.

У табелі обліку робочого часу (розділ Зарплата - Звіти із зарплати - Табель обліку робочого часу (Т-13)) прогул співробітника відображається буквеним кодом ПР(Рис. 2). Якщо було зареєстровано причину відсутності - Хвороба (лікарняний ще не закритий), стан співробітника відзначається як лікарняний - Б.

Запитання:

Співробітник хворіє, дата виходу з лікарняного невідома, до кінця місяця ще далеко. У ЗУП 2.5 просто ставила дату початку невиходів. У 1С ЗУП 3.1такої можливості немає, документ не проводиться без дати закінчення. Як можна в цьому випадку вчинити, щоб не робити документа до кінця місяця і потім не вносити до нього зміни?

Відповідь:

✅ Семінар «Лайфхакі з 1C ЗУП 3.1»
Розбір 15-ти лайфхаків з обліку в 1с ЗУП 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ з перевірки розрахунку зарплати у 1С ЗУП 3.1
ВІДЕО - щомісячна самостійна перевірка обліку:

✅ Нарахування зарплати у 1С ЗУП 3.1
Покрокова інструкція для початківців:

Якщо на момент розрахунку авансу за першу половину місяцяабо до моменту розрахунку зарплатище не було надано лікарняний лист, то в 1С ЗУП 3 для реєстрації такої відсутності до виходу релізів 3.1.4використовувався документ Прогул, неявка.У ньому для таких співробітників реєструвалася відсутність з нез'ясованої причини.

Однак, починаючи з релізу 3.1.4.116, цей документ змінив свою назву і розширив можливості. Він став називатися. Багатьох користувачів не влаштовував той факт, що співробітнику доводиться реєструвати відсутність з нез'ясованої причини (в результаті це відображалося буквеним кодом ПН у табелі), хоча відомо, що співробітник на лікарняному. Тому у документі з'явилася нова причина відсутності Хвороба (лікарняний ще не закритий).

При реєстрації такої відсутності в табелі заповниться літерний код "Б", але самого розрахунку лікарняного не відбудеться.

Щодо принципу заповнення відомостей про відсутність співробітника у зв'язку з хворобою у цих документах, то він наступний: якщо відсутність реєструється для розрахунку авансу за першу половину місяця (з 1 по 15 число), то у документі Відсутність (хвороба, прогул, неявки) / Прогул, неявкарекомендується вказувати період з дати невиходу у зв'язку з хворобою до 15 числа.

Далі якщо співробітником буде надано лікарняний лист до кінця місяця, то документом Лікарняний листцей неоплачуваний період витіснить і замість нього буде зареєстрований лікарняний.

Якщо ж до кінця місяця працівником не надано лікарняний, тоді для коректного розрахунку зарплати потрібно відобразити відсутність документом. Відсутність (хвороба, прогул, неявки) / Прогул, неявкаще й у період з 16 числа до кінця місяця. Це можна зробити двома способами:

• створення нового документа;
• редагуванням періоду у першому документі, яким запроваджувався період відсутності для розрахунку за першу половину місяця.

Щоб дізнатися першими про нові публікації, підписуйтесь на оновлення мого блогу: