У кожній російській фірмі періодично виникає необхідність проведення інвентаризації існуючих активів, зокрема й каси. Як здійснюються подібні перевірки, та якими документами оформлюються їхні підсумки, ми розповімо у цій статті.

Інвентаризація каси: цілі та періодичність проведення

Інвентаризація каси, як ефективний контрольний інструмент, є основним заходом щодо перевірки своєчасності проведення фінансових операцій та прийняття до обліку, а також дотримання вимог закону при їх оформленні. Ревізія каси може проводитися, як самостійна перевірка, або бути одним із розділів комплексної ревізії виробничо-фінансової діяльності фірми. Проходить вона у два етапи:

• інвентаризація готівки та зіставлення документально підтвердженої інформації з фактичною наявністю грошей;
• перевірка дотримання касової дисципліни.

Здійснювати контроль за дотриманням касової дисципліни можуть внутрішні аудитори компанії, а також зовнішні ревізори – органи Росфіннагляду та ІФНС.

У межах внутрішньофірмового аудиту періодичність інвентаризації встановлюється керівником, а порядок проведення розробляється та закріплюється локальними актами.

Перевірка каси, зазвичай, проводиться:

• раз на місяць, квартал або півріччя (відповідно до прийнятої облікової політики), та обов'язково на 1-е число року, наступного за фінансовим;
• під час передачі повноважень касира іншому співробітнику;
• при реорганізації/ліквідації підприємства;
• за форс-мажорних обставин.

Увага органів Росфіннагляду привертають компанії, які отримують державні інвестиції, квоти та позички з бюджету чи позабюджетних фондів. Вони перевіряють рух коштів по касі та на рахунках, розглядаючи цільову спрямованість та законність витрачання. Представники податкових органів, ініціюючи перевірку каси, звертають увагу на повноту оприбуткування та обліку виручки. Як правило, зовнішні перевіряючі забезпечують раптовість перевірок, чого не відбувається при запланованості контрольних заходів усередині компанії.

Обов'язок і порядок інвентаризації каси, як і всіх активів фірми, регулюється Методичними вказівками, затвердженими наказом МФ РФ від 13.06.1995 № 49.

Акт інвентаризації каси

Результати інвентаризації каси оформлюють бланком форми ІНВ-15 «Акт інвентаризації готівки. », документ, що завершує перевірку.

Акт інвентаризації коштів у касі, бланк якого можна завантажити нижче, повинен мати поля для заповнення таких відомостей:

• назва фірми чи його структурного підрозділу;
• № розпорядження про проведення перевірки;
• № акта та дата проведення інвентаризації;
• розписка касира;
• перелік цінностей, що у касі;
• пояснення касира, якщо встановлено порушення касової дисципліни чи розбіжності наявності коштів чи цінних паперів із даними обліку;
• рішення керівника щодо притягнення до відповідальності співробітника, який допустив невідповідності.

Заповнення ІНВ-15 під час проведення інвентаризації каси

Акт інвентаризації коштів має 2 сторони – основну, обов'язкову до заповнення, та оборотну, яка необхідна лише за виявленні невідповідностей облікових даних із фактичними. Перед проведенням інвентаризації касир чи співробітник, який відповідає за касові операції, дає розписку про передачу всіх грошових документів до бухгалтерії та підготовки каси до перевірки. Текст розписки передує початку інвентаризації. У ході перевірки форма ІНВ-15 заповнюється в такій послідовності:

• заносяться відомості про фактичну наявність коштів та їх еквівалентів (БСО, путівок, лотерейних квитків, бланків перевізних документів, багажних квитанцій та ін.)
• підбиваються підсумки наявності коштів у вартісному вираженні;
• заносяться суми, подані за обліковими документами;
• провадиться зіставлення позицій;
• виводиться результат проведених контрольних процесів.

Однакові значення позицій в акті (суми коштів, що є в касі, та за документами) свідчать про благополучний стан справ у касі. При перевищенні суми, встановленої даними бухобліку над фактичною наявністю коштів, говорить про нестачу, якщо грошей за документами менше реальної наявності, значить, у касі утворилися надлишки. Пропонуємо приклад заповнення акта ІНВ-15.

Акт інвентаризації готівки: зразок заповнення

Отже, результати ревізії узагальнюються, навіщо складається акт інвентаризації коштів у касі. При виявленні відхилень від облікових даних обов'язково заповнюється зворотний бік акта, де перераховуються встановлені порушення, дається пояснення касира і виноситься рішення керівництва щодо усунення невідповідностей.

Як правило, якщо при ревізії каси встановлено надлишки, після отримання письмових пояснень касира, вони приходять у касу в день перевірки. Нестачі підлягають стягненню з винної особи.

Заповнювати акт інвентаризації готівки в касі можна на комп'ютері або від руки чорнилом синього або чорного кольору, не допускаючи помилок і помарок. Складається акт у 2-х примірниках, підписується членами комісії, а касир розписується у тому, відповідальний за всі перераховані цінності.

Інвентаризація каси проводиться відповідно до Методичних вказівок щодо інвентаризації майна та фінансових зобов'язань, затверджених наказом Мінфіну від 13.06.1995 № 49. Відповідно до п. 1.2 даних вказівок кошти є майном госпсуб'єкта.

Для інвентаризації готівки Держкомстат розробив уніфіковану форму ІНВ-15 і затвердив її у своїй постанові від 18.08.1998 № 88. Дана форма необов'язкова до застосування і може бути замінена аналогічним документом, розробленим компанією самостійно. Однак ІНВ-15 продовжує широко використовуватись.

Як часто оформляється акт форми ІНВ-15? Відповідь залежить від встановленої частоти контролю, що проводиться. Для внутрішніх ревізій каси періодичність перевірок визначає керівництво юросіб або ІП (п. 7 вказівки Центробанку РФ про порядок ведення касових операцій від 11.03.2014 № 3210-У). Перевірки можуть проводитися регулярно (за планом) або мати раптовий характер.

Не слід забувати і про законодавчо встановлені випадки, коли проведення інвентаризації каси обов'язкове (п. 1.5 Методичних вказівок щодо інвентаризації, затв. наказом Мінфіну від 13.06.1995 № 49):

• перед складанням річних звітів;
• при зміні касирів;
• при виявленні розкрадання грошей чи недостачі/надлишків у касі.

Своєчасна інвентаризація каси — це можливість вчасно усунути касові порушення, припинити зловживання та уникнути можливих штрафів. Якщо працювати з готівкою без урахування вимог нормативних документів, може бути покарання за ст. 15.1 КпАП.

Докладніше про касову дисципліну та відповідальність за її порушення — у статті «Касова дисципліна та відповідальність за її порушення» .

Порядок проведення інвентаризації готівки у касі

Процедура проведення ревізії готівки у касі складається з наступних етапів:

1. Твердження складу комісії у наказі за уніфікованою формою ІНВ-22 (або аналогічною їй, розробленою самостійно)
2. Отримання розписки від касира про відсутність неоприбуткованої готівки та неврахованих фінансових документів. Касир також передає комісії останній касовий звіт.
3. Перерахунок коштів та документів, порівняння результату з бухобліком, звірка наявності та руху бланків суворого обліку з інформацією, відображеною в журналі їх реєстрації.
4. Оформлення результатів інвентаризації в акті форми ІНВ-15.

Завантажити бланк інвентаризації каси формою ІНВ-15 можна на нашому сайті.

Порядок та зразок заповнення акту ф. ІНВ-15 при інвентаризації каси

Акт інвентаризації заповнюється на комп'ютері чи вручну. Не допускається наявність виправлень чи помарок.

До відповідних розділів акта вносяться:

• Назва організації;
• найменування підрозділу (під час проведення ревізії каси в відокремленому підрозділі);
• документ - підстава для проведення перевірки каси, його номер та дата;
• номер та дата акта, а також дата проведення інвентаризації;
• підпис касира у розписці;
• фактична сума коштів, цінних паперів та інших фінансових документів;
• облікові дані фінансових активів;
• дані результатів ревізії;
• пояснення виявлених надлишок/недостатків;
• підписи членів комісії та матеріально відповідальних осіб.

Докладніше про порядок, якого слід дотримуватись при веденні касових операцій, читайте у матеріалі «Порядок ведення касових операцій у 2018 році» .

Підсумки

Періодичне проведення інвентаризації каси на користь будь-якої юрособи та ІП, що працюють з готівкою. Це допомагає вчасно виявити всі недоліки, припинити зловживання та дисциплінувати касирів. Оформлюються результати інвентаризації за допомогою акта форми ІНВ-15 або аналогічною до неї.

Зразок форми акта інвентаризації готівки можна завантажити за посиланням:

Вказівки щодо заповнення форми акта інвентаризації готівки
(Уніфікована форма № ІНВ-15)

Застосовується відображення результатів інвентаризації фактичного наявності коштів, різних цінностей і документів (готівки, марок, чеків (чекових книжок) та інших), що у касі організації.

Інвентаризація готівкових коштів, різних цінностей та документів проводиться комісією, яка призначається наказом (рішенням, постановою, розпорядженням) керівника організації. Комісія перевіряє достовірність даних бухгалтерського обліку та фактичної наявності коштів, різних цінностей та документів, що перебувають у касі, шляхом повного перерахунку. Результати інвентаризації оформляються актом у двох примірниках та підписуються всіма членами комісії та особами, відповідальними за збереження цінностей, та доводиться до відома керівника організації. Один екземпляр акта передається до бухгалтерії організації, другий - залишається у матеріально відповідальної особи.

При зміні матеріально відповідальних осіб акт складається у трьох примірниках. Один екземпляр передається матеріально відповідальній особі, яка здала цінності, другий - матеріально відповідальній особі, яка прийняла цінності, і третій - до бухгалтерії.

Під час інвентаризації операції з прийому та видачі коштів, різних цінностей та документів не провадяться.

Не допускається проведення інвентаризації за неповного складу інвентаризаційної комісії. Жодних підчисток та помарок в описах не допускається. Виправлення обумовлюються та підписуються членами комісії та матеріально відповідальною особою.

Акт щодо нестачі коштів, у касі ТОВ «Роги і копита».

Складено комісією:

• Голова ревізійної комісії: Дягілєва С.Ю.
• Члени ревізійної комісії: Уралова С.Г., Чаріков Г.А.
• Головний бухгалтер ТОВ «Роги та копита»: Пахомова М.А.

В результаті проведеної ревізії фінансово-господарської діяльності ТОВ «Роги та копита» за період з 12 червня 2011 року до 06 червня 2012 року встановлено:

1. Залишок готівки в касі, за частково відновленими касовими документами, згідно з касовою книгою, станом на 06 березня 2012 року, повинен становити 80776 тенге 00 тиин (вісімдесят сімсот сімдесят шість тенге 00 тиин).

2. Фактично залишок готівки у касі був відсутній. Нестача готівки в касі становить 80 776 тенге 00 тиин (вісімдесят тисяч сімсот сімдесят шість тенге 00 тиин).

3. Нестача готівки у касі ТОВ «Роги і копита» у сумі 80776 тенге 00 тиин (вісімдесят тисяч сімсот сімдесят шість тенге 00 тиин) утворилася з вини бухгалтера-касира Бистровой С.А.

4. Пояснювальна записка, про причини нестачі грошей у касі ТОВ «Роги та копита», колишнім бухгалтером-касиром Бистровой С.А. не надано.

Голова ревізійної комісії Дягілєва С.Ю.

Член ревізійної комісії Уралова С.Г.

Член ревізійної комісії Чаріков Г.А.

Головний бухгалтер ТОВ «Роги та копита» Пахомова М.А.

Інвентаризація – це свого роду «опис коштів», у результаті перевіряється:

• Основні кошти.
• Нематеріальні активи.
• Фінанси.

Також здійснюється «опис» фінансів, що перебувають у готівковому обігу або документації, що знаходиться в касі. Під час інвентаризації фінансів у готівковому еквіваленті здійснюється заповнення акту форми ІНВ-15.

Не знаєте, як заповнити цей бланк? Ви можете знайти приклад заповнення ІНВ-15 на нашому сайті.

Дві копії цього акта створюються спеціальної комісії з інвентаризації, яка організується управителем із застосуванням наказу на «опис» коштів. Ви можете зробити приклад цього наказу на нашому сайті. Опис фінансів у готівковому еквіваленті може здійснюватися у разі зміни відповідального, тоді потрібно провести заповнення 3-х бланків ІНВ-15:

• «Старе» обличчя.
• Новий відповідальний.
• Бухгалтерія.

«Опис» ТМЦ – це перерахунок фінансових коштів у готівковому еквіваленті та документації, які розміщуються у касі організації. Процес інвентаризації здійснюється лише за участю всього персоналу створеної комісії. Після закінчення перерахування всіх фінансових коштів у готівковому еквіваленті, чеків, марок, комісія здійснює акт заповнення ІНВ-15. Не варто забувати той факт, що не можна припускатися помилок при заповненні.

При «описі» основних засобів здійснюється:

Ви можете завантажити приклади заповнення описів у нас.

Приклад акту інвентаризації фінансів у готівковому еквіваленті – ІНВ-15

Акт має склад у вигляді 2-х аркушів.

Перший лист:

• Заповнення найменування підприємства та ієрархії підрозділу.
• Фіксується вид діяльності, номерний знак та дата наказу на «опис».
• Призначається індивідуальний номерний знак акт, фіксується дата.
• Засвідчується розписом відповідальної людини у рядку «Розписка», проводиться вказівка ​​на посади та повні ініціали. При цьому відповідальна людина фіксує інформацію, що фінансові кошти у готівковому еквіваленті розташовуються у касі, касова документація направляється до бухгалтерського відділу.
• Члени комісії вказують інформацію про кількість фінансових коштів у готівковому еквіваленті, цінних паперів та інших елементів опису, які були перераховані, а також документації, що перебувають у касі. Кількість фінансів фіксується у рублевому еквіваленті. Внесення інформації складає основі перерахунку каси.
• Наступний етап – зазначення суми всієї документації, що у касі.
• Також прописується загальна кількість інформації бух.обліку. Здійснюється порівняння цих цифр.
• При надлишку грошей проводиться вказівка ​​цієї суми внизу.
• При нестачі проводиться вказівка ​​у відповідному полі.
• Не слід забувати про вказівку останніх номерних знаків ордерів.
• Після закінчення заповнення акта проводиться завірення членами комісії.
• Зазначається підписом та головний відповідальний.

Другий лист бланка ІНВ-15:

• Тут вказується причини появи нестачі чи надлишків коштів. Заповнення такої інформації провадиться особою, яка відповідальна за збереження коштів у готівковому еквіваленті.
• Керівник організації аналізує та виносить рішення про факт недоліків або надлишків.
• Він вказує рішення на цій сторінці.