La contabilidad de gestión es extremadamente importante para la existencia exitosa de una empresa. Las herramientas de automatización que han surgido en las últimas décadas han simplificado enormemente este asunto. Entonces, ¿qué es la contabilidad de gestión en 1C 8.3?

información general

La elección de la forma óptima de resolver problemas es ambigua y depende en gran medida de las características específicas del trabajo que se realiza y de la organización estructural del sistema de información interno. Aunque hay muchos momentos coincidentes. En primer lugar, es necesario prestar atención a la configuración del sistema de información. Y aquí debemos empezar desde el principio: el diseño. De ello depende en gran medida la estabilidad y el funcionamiento ininterrumpido de todo el sistema. Si no lo configura desde el principio, causará muchos inconvenientes en el futuro.

¿Qué es la contabilidad de gestión?

En "1C" 8.3 hay una gran cantidad de posibilidades. Para algunos, esto es planificación de pagos, otros utilizan el sistema para elaborar presupuestos y otros calculan las ganancias obtenidas por la venta de bienes. Por lo tanto, al construir todo el sistema, es necesario decidir para qué se utilizará. Además, aquí es necesario buscar un término medio, para que al mismo tiempo se comprenda la situación en la empresa y no se sobrecargue con datos con los que está familiarizado: la situación ya ha cambiado.

La contabilidad de gestión también es posible en 1C: Contabilidad, pero hay que recordar que no puede existir de forma independiente. Siempre se basa en los datos que se suministran e informa sobre la situación operativa. Aunque no siempre es necesario reflejar las transacciones en tiempo real. Pero de lo que debes ocuparte es de su evaluación financiera. Aunque el principal requisito es que los datos lleguen a tiempo. En este caso, mucho depende de las actividades de la empresa, de las características específicas de los requisitos de datos a partir de los cuales se generan los informes y de los plazos para su presentación. Una información debe enviarse diariamente, la segunda trimestralmente y la tercera, previa solicitud.

¿Cuál es el punto de?

Cuando la gente habla de contabilidad de gestión en 1C:Enterprise, a menudo aclaran que debería ser más detallada y precisa que la contabilidad. Por supuesto, este bien puede ser el caso. Pero no necesariamente. Después de todo, la contabilidad de gestión en 1C:UPP es una herramienta poderosa, cuyo objetivo principal es proporcionar contabilidad en el plan de cuentas y cuando se trabaja con registros. Por lo tanto, si el departamento de contabilidad cubre todas las solicitudes, al comienzo del siguiente período podrá tener todos los datos necesarios. Pero debe entenderse que hay muchos factores diferentes que tienen un impacto significativo en la "corrección" de la información recopilada y su cumplimiento de los objetivos de la gestión. Digamos que estamos trabajando con una contraparte. El propietario de la empresa colaboradora no ha cambiado durante este tiempo. Pero el signo, la dirección legal y el nombre, más de una vez. Por tanto, habrá varias contrapartes en el departamento de contabilidad. Aunque para la contabilidad de gestión es recomendable visualizarla como una sola empresa. Por tanto, trabajar sobre la base de datos contables es más adecuado para las pequeñas empresas.

¿Qué software debo utilizar?

Por supuesto, ya tenemos 1C:Enterprise. Pero a menudo faltan capacidades básicas. Por lo tanto, a menudo se utilizan complementos y configuraciones producidos por varias empresas. Como ejemplo, podemos considerar "1C BIT.FINANCE.Contabilidad de gestión". Es adecuado para quienes desean consolidar los informes, adecuarlos a los requisitos de los estándares internacionales, proporcionar una planificación presupuestaria multivariante y permitir mantener registros de todos los contratos. También puede trabajar con "1C BIT.FINANCE.Management Accounting" desde un dispositivo móvil, lo que le permite responder de manera flexible y rápida a las necesidades que surjan. Es cierto que es imposible satisfacer a todos con un solo desarrollo. Y aquí también podemos recomendar el uso de "1C:ERP Management Accounting". Esta configuración está diseñada para empleados de servicios de planificación económica, mandos medios y superiores.

Momentos individuales en la percepción.

Para muchos, cuando hablan de 1C - contabilidad, contabilidad de gestión, el primero se clasifica como blanco (fiscal) y el segundo - como real, aclarando la situación existente. Sí, esto puede suceder. Pero no necesariamente. Hay muchas empresas que trabajan con honestidad y no ocultan nada. Por tanto, se les puede aplicar el concepto de contabilidad y contabilidad de gestión. Pero, ¿qué pasa si parte de la información no se presenta en la BU? Aquí también hay opciones. Veamos uno de ellos:

1. Se crean dos organizaciones en la base de datos. A uno se le puede dar un nombre real y al segundo se le puede llamar, por ejemplo, "Directivo".
2. Toda la documentación primaria se ingresa en la segunda base de datos. Si el documento debe mostrarse en contabilidad blanca, entonces puede configurar su copia automática a la base de datos con el nombre real de la organización.
3. Se puede utilizar un enfoque similar al resolver el problema de consolidación. Por ejemplo, si una empresa incluye varias entidades legales y necesita excluir transacciones dentro del grupo.

En qué medida se pueden aplicar estos enfoques, cada director de una empresa individual debe decidir por sí mismo.

Sobre la relevancia de los datos

A menudo se puede escuchar que la contabilidad de gestión en 1C muestra datos actuales y que es más eficiente que la contabilidad. Bueno, hay algo de verdad en esto, pero no siempre. Consideremos este ejemplo. Los contadores de taller reflejan rápidamente en la contabilidad el cierre de pedidos existentes para la producción de ciertos bienes. Mientras que no llega a la BU o avanza con retrasos importantes. Pero es poco probable que esto sea útil para una persona que ocupa el puesto de director financiero. Más bien, está dirigido a directores de producción, vendedores y mandos intermedios. No es necesario mostrar todos los datos en la unidad organizativa. Pero, por otro lado, el departamento de contabilidad registra en contabilidad los informes anticipados de los empleados. Y aquí hay una característica técnica.

Los empleados pueden olvidarse periódicamente de traer los documentos necesarios (boletos de avión, tarjetas de viaje). Y por tanto, los informes anticipados no se emitirán puntualmente, sino con carácter retroactivo. Esta situación es bastante común. ¡Pero! Si los servicios son prestados por una empresa contraparte, ésta debe presentar un certificado de finalización del trabajo. Y si hay un retraso, las cuentas por cobrar se formarán en contabilidad. Mientras que, según la CU, no debería existir. Además, la contabilidad de gestión en 1C supone un cierre más temprano del período (generalmente a más tardar el décimo día).

Acerca de la planificación

Otro punto importante. El informe contable está más centrado en el pasado y registra hechos consumados de la actividad económica. Mientras que la contabilidad de gestión se crea para permitir la planificación para el futuro. Pero aquí hay algunos matices. Entonces, en primer lugar, es necesario garantizar la automatización de las tareas necesarias (por ejemplo, la elaboración de presupuestos). Pero para evitar momentos desagradables, es necesario ocuparse del análisis y actualización del plan-hecho.

¿Para qué?

Entonces, ¿por qué se puede implementar la contabilidad de gestión en 1C: Contabilidad 8.3? Es necesario en los casos en los que necesite conocer el flujo de caja, los ingresos, los gastos y el balance de gestión. Es necesaria una atención especial y cercana a los objetivos que se fijan para el líder. Después de todo, se pueden incluir muchos datos en la contabilidad de gestión. ¿Pero serán útiles? Tampoco debemos olvidarnos de la automatización del procesamiento de la información. Después de todo, si los gerentes procesan y clasifican una gran cantidad de informes, muchos de los cuales simplemente no son necesarios, la eficiencia de su trabajo disminuirá. E incluso para tomar decisiones exitosas necesitarán mucho más tiempo que con una organización adecuada del trabajo.

Tareas básicas y dificultades para resolverlas.

Entonces, revisamos los programas, la contabilidad de gestión "1C" y las diferencias entre gestión y contabilidad. Ahora hablemos de práctica. En primer lugar, es necesario señalar el hecho de que los informes elaborados en el marco de la gestión y la contabilidad pueden ser iguales en forma, pero sorprendentemente diferentes en su contenido. Esto es más relevante en cuestiones de detalle (análisis) y evaluación financiera de los indicadores. En el futuro, se hará hincapié en la contabilidad de gestión. Al generar informes de ingresos y gastos, contienen un desglose de centros de costos. Esto es necesario para determinar quién genera más ingresos y/o gastos, tanto en términos absolutos como relativos. Los informes de flujo de caja también se generan según un principio similar. Al mismo tiempo, el vínculo va no sólo a los artículos, sino también a los lugares donde se producen los gastos.

El punto más difícil es el equilibrio de gestión. Para los ejemplos anteriores, bastaba con tener en cuenta únicamente los indicadores de facturación. Mientras que para el equilibrio empresarial es necesario prestar atención al resto. Además, a la hora de redactarlo, muchas veces es necesario indicar la dirección de actividad si la empresa es multidisciplinar. Para simplificar esta tarea, se pueden crear grupos de productos con la posterior distribución del surtido entre ellos.

Primer ejemplo

Digamos que la empresa constructora tiene un departamento de tecnología de la información que mantiene equipos y software computarizados. Los consumidores de sus servicios son diversos equipos de construcción, que incluyen equipos de construcción complejos. Al mismo tiempo, el departamento de TI se forma como una organización A independiente y se encuentra en un balance separado. Al final de cada mes, se transfiere un certificado de finalización del trabajo a otra organización B, que participa directamente en la construcción. En la contabilidad regulatoria surgen los ingresos A y los gastos B, ¡pero tienen el mismo propietario! Por tanto, todo este movimiento no debería ocurrir, porque todo sucede en el marco de una sola empresa. Pero para la contabilidad de gestión, todavía es necesario tener en cuenta los costos incurridos por el departamento de tecnología de la información. Después de todo, el mantenimiento de programas y equipos no es gratuito y, además, es necesario pagar salarios a los empleados.

Segundo ejemplo

Digamos que tenemos una empresa donde los productos pasan por una determinada cadena de suministro a través de varios departamentos. Inicialmente están en un almacén mayorista, luego en un centro de distribución regional y terminan en una división de ventas minoristas. Supongamos que se cumplen las siguientes condiciones:

1. Todas las divisiones enumeradas son parte de una organización con un único propietario.
2. La política de contabilidad de gestión establece que los ingresos se calculan exclusivamente sobre el producto que se vende al consumidor final.

A la hora de vender productos en el mercado se debe tener en cuenta la participación de todos los departamentos. Para ello se calcula la denominada rentabilidad directa. Es decir, en la contabilidad de gestión es necesario prever la posibilidad de registrar el movimiento de mercancías a través de las instalaciones del almacén. Pero también es necesario tener en cuenta un punto que a menudo se pasa por alto, como son los precios de transferencia, que incluyen el coste de mover productos entre diferentes puntos. Y teniendo todo esto en cuenta, conviene formar los indicadores finales.

La contabilidad de gestión es un sistema para recopilar, registrar, resumir y proporcionar información objetiva sobre las actividades de una organización necesaria para la toma de decisiones por parte del nivel gerencial de la organización (gerentes). Gracias a la organización e implementación de un sistema de contabilidad de gestión, es posible analizar el estado financiero y económico de la empresa, asignar recursos, optimizar costos y mejorar los indicadores de desempeño financiero.

Objetivos de la contabilidad de gestión, métodos y medios para su implementación.

La introducción de la contabilidad de gestión permite resolver de forma eficaz y eficiente una serie de problemas:

• Realizar la planificación de actividades económicas a través de la elaboración de presupuestos;
• Controlar y optimizar costos mediante la obtención oportuna de información;
• Analizar la desviación de los indicadores reales de los planificados con base en los informes de gestión.

Formas de implementar tareas de contabilidad de gestión:

• Informes de gestión (internos) y financieros (externos);
• Contabilidad operativa;
• Presupuesto.

Los medios de implementación son:

• Presupuesto de ingresos y gastos;
• Presupuesto de flujo de caja;
• Saldo previsto (planificado).

De acuerdo con todos los tipos de presupuestos utilizados en empresas en Moscú o en pequeñas ciudades en regiones remotas de Rusia, la automatización de la contabilidad de gestión empresarial permite monitorear la implementación de planes, analizar la desviación de los indicadores reales de los presupuestarios, realizar ajustes y realizar las decisiones de gestión. Al final del período de planificación, se compila lo siguiente:

• Estado de flujo de caja;
• Informe de ganancias y pérdidas;
• Balance.

Principios básicos de política para organizar un sistema de contabilidad de gestión.

La organización de la contabilidad de gestión se basa en ciertos principios de la política de gestión de la empresa. Éstas incluyen:

• Frecuencia correspondiente a los ciclos de producción.
• Continuidad de la información y su uso repetido.
• Formación de indicadores de informes aceptables para todos los niveles de gestión.
• Aplicación de la presupuestación.
• Evaluación del desempeño de divisiones estructurales individuales (CFD).
• Fiabilidad, exhaustividad, actualidad de la información, posibilidad de análisis.
• Uso de unidades de medida comunes.

Requisitos para el sistema de contabilidad de gestión en la empresa.

La automatización de la contabilidad de gestión de una empresa debe cumplir ciertos requisitos:

• Integridad y objetividad en la visualización de todos los hechos de la actividad económica.
• Registro y suministro oportuno de datos.
• Relevancia de los indicadores.
• Integridad del sistema de contabilidad de gestión.
• Claro para todos los usuarios.
• Regularidad.

Objetos de contabilidad de gestión.

La contabilidad de costos es una de las tareas más importantes de la contabilidad de gestión empresarial. La objetividad y eficiencia de la información que reciben los directivos de todos los niveles, especialmente en términos de costes, incide en la eficacia de las decisiones que toman. Por lo tanto, el proceso de registro oportuno de los indicadores de uso de recursos es muy relevante en las actividades actuales de las empresas en Moscú y otras regiones de la Federación de Rusia. Su implementación efectiva es posible mediante el uso de software de contabilidad de gestión. El conjunto de objetos de contabilidad de gestión se puede combinar en grupos:

• Recursos de producción;
• Procesos de negocios;
• Ingresos y gastos;
• Unidades estructurales (con localización de ingresos y costos por lugar de origen (FC)).

Presupuestación en contabilidad de gestión.

El proceso presupuestario permite sistematizar la gestión empresarial, determinar metas y formas de alcanzarlas, gracias a la planificación y especificación de indicadores para todas las áreas de actividad y divisiones estructurales. La organización del presupuesto se lleva a cabo por centros de responsabilidad financiera, distribuyendo funciones, facultades y responsabilidades, determinando el área de responsabilidad y formando cierto tipo de planes con el máximo detalle. Este enfoque permite:

• lograr metas planificadas;
• optimizar costos;
• uso racional de los recursos;
• distribuir fondos de manera óptima;
• mejorar el desempeño de las actividades empresariales en general.

Previsión empresarial

La formación de un modelo presupuestario depende de las características específicas y del tipo de actividad de la empresa. Pero todavía se utilizan los mismos principios en su creación.

1. Integración presupuestaria. Para garantizar la eficiencia de la planificación, se puede crear una cantidad significativa de tipos de presupuestos: operativos y financieros. Pueden formarse para cada Distrito Federal Central de forma individual. Pero todos están interconectados y combinados en un sistema presupuestario común. El plan maestro es el presupuesto consolidado de la empresa.

2. El principio de coherencia. Todos los presupuestos se elaboran de acuerdo con determinadas normas y están interconectados entre sí. Los principales son los presupuestos operativos, cuyos indicadores se resumen en el Presupuesto general de Ingresos y Gastos, a veces llamado Presupuesto de Pérdidas y Ganancias. Sobre esta base, se elaboran los tipos financieros de presupuestos: presupuesto de flujo de caja, saldo previsto, presupuesto de capital.

3. El sistema presupuestario se implementa sobre la base de regulaciones (determinadas normas y estándares).

4. Presupuesto de extremo a extremo. El presupuesto consolidado combina todo tipo de planes empresariales, todos ellos están interconectados entre sí.

5. Comparabilidad metodológica. En la elaboración de todo tipo de presupuestos se utilizan metodologías y enfoques uniformes. Esto es necesario para realizar análisis cualitativos y controlar la implementación de planes basados ​​​​en indicadores comparables.

Organización de la contabilidad de gestión.

Todos los tipos de informes que acompañan a la contabilidad de gestión son fuentes de información para el análisis. En síntesis con los informes utilizados en la presupuestación, son la base para:

• Toma de decisiones,
• evaluar la situación financiera de la empresa, su solvencia y liquidez,
• pronosticar la dinámica de desarrollo en el futuro,
• atractivo de inversión,
• identificar obstáculos y desarrollar medidas para eliminarlos,
• ajustes a los planes,
• seguimiento de la ejecución de los planes,
• optimización de costos,
• distribución racional del ingreso,
• prevenir las brechas de efectivo (actual escasez de fondos),
• gestión de recursos del sistema,
• optimizar la cantidad de inventario,
• determinar la suficiencia de los fondos propios para la ejecución de proyectos de inversión,
• la necesidad de atraer fondos prestados para la implementación exitosa de nuevas tecnologías y la compra de activos fijos;
• identificar áreas prometedoras de desarrollo,
• análisis de las desviaciones de los indicadores reales de los planificados para monitorear la ejecución de los presupuestos y ajustarlos para lograr las metas establecidas;
• implementación de medidas encaminadas a mejorar los resultados del desempeño financiero en general.

El objetivo principal de la contabilidad de gestión es encontrar reservas para mejorar la eficiencia de la empresa. Toda la información obtenida a través de la automatización de la contabilidad de gestión debe ser demandada por los gerentes de todos los niveles, ser de interés económico para ellos y ser la base para la toma de decisiones racionales que contribuyan a un mayor desarrollo positivo de la empresa.

Tipos de informes de gestión

Todos los tipos de informes de gestión deben eliminar la incertidumbre y proporcionar una imagen objetiva, necesaria para el desempeño de las funciones de gestión. Por tanto, por ejemplo, la automatización de la contabilidad de gestión es un sistema de indicadores relacionados que tienen un conjunto completo de características necesarias para justificar decisiones basadas en datos objetivos.

Todos los tipos de informes de gestión tienen formularios estándar (de acuerdo con las Políticas Contables aprobadas), pero pueden detallarse según las necesidades de decodificación de datos de la empresa. Por ejemplo, para determinar categorías de compradores potenciales o grupos prioritarios de bienes, se puede utilizar un informe especial que implica generalizar la gama de bienes y compradores objetivo según una serie de características.

Formación de contabilidad de gestión.

La formación de la contabilidad de gestión se puede agrupar en tres bloques principales:

• Informar sobre la situación financiera de la empresa y sus cambios, resultados de operaciones.
• Elaboración de informes sobre indicadores clave de desempeño.
• Informar sobre la ejecución presupuestaria.

Muy a menudo, en las empresas donde se implementan proyectos con fines de contabilidad administrativa, se utilizan los siguientes formularios de informes:

• Estado de flujo de efectivo
• Reporte de ventas
• Reporte de produccion
• Informe de adquisiciones
• Informe de inventario de materias primas
• Informe de productos terminados
• Informe de cuentas por cobrar
• Informe de cuentas por pagar.

Para una interpretación inequívoca de los objetos, se pueden utilizar varios clasificadores. Su tipo y cantidad se determinan en función de las necesidades de la empresa y están consagrados en lo dispuesto en la política de gestión, la cual está conformada por el departamento administrativo de contabilidad.

En las empresas de Moscú y otras ciudades de la Federación de Rusia, se utilizan con mayor frecuencia los siguientes tipos de clasificadores:

• Tipos de productos
• tipos de trabajo
• Tipos de servicios
• Tipos de ingresos
• Centros de costo
• Centros de Responsabilidad Financiera
• tipos de costos
• Tipos de activos
• Tipos de capital social
• Tipos de obligaciones
• Direcciones de inversión
• Proyectos
• Procesos de negocio principales y auxiliares.
• Categorías de personal
• Categorías de contrapartes.

El plan de cuentas de contabilidad de gestión "WA: Financiero" puede corresponder a cuentas contables (financieras) estándar. Es una herramienta para mostrar información de forma sistemática y agruparla según características generales. El plan de cuentas puede formarse de acuerdo con los objetivos de la empresa; permite acumular sistemáticamente toda la información sobre las actividades económicas de la empresa.

Características comunes y diferencias entre la gestión y la información financiera.

Todas las empresas de Moscú y otras ciudades de Rusia deben llevar registros financieros, ya que están reguladas por la legislación de la Federación de Rusia. Su propósito es proporcionar información a usuarios externos, incluidas agencias gubernamentales (por ejemplo, la inspección fiscal). El objetivo de introducir herramientas de contabilidad de gestión es proporcionar información completa y objetiva a los usuarios internos, que pueda facilitar la adopción de decisiones de gestión eficaces. La información interna puede ser objeto de un secreto comercial y su distribución fuera de la empresa puede ir acompañada de sanciones contra los infractores. Los estados financieros son la base para analizar la viabilidad financiera de una empresa, utilizados por inversores, acreedores u otras partes interesadas en invertir capital. La formación de la contabilidad de gestión es, ante todo, la base para una gestión eficaz, ya que muestra información objetiva sobre la situación financiera actual de la empresa. Con su ayuda se pueden tomar decisiones operativas para responder oportunamente a cambios en la situación externa o ajustar caminos que contribuyan al logro de objetivos estratégicos.

Los formularios de informes financieros están estandarizados, por lo que son comprensibles para los usuarios externos y comparables en términos de indicadores. Las formas de presentación de informes de gestión interna pueden ser variadas y se aprueban de acuerdo con las normas de la empresa. Pero, a su vez, también deben estar unificados para que los indicadores de desempeño sean comparables en el funcionamiento de las unidades estructurales individuales.

Los sistemas de gestión y financieros están interconectados y tienen puntos en común:

• Objetos unificados;
• Enfoque general para definir metas y monitorear su logro;
• Principios similares si se utiliza un plan de cuentas idéntico;
• Entrada única de datos primarios;
• La base de información se utiliza para el análisis y la toma de decisiones de gestión;
• Aplicación de técnicas similares.

Muchas transacciones comerciales en los sistemas financieros y de gestión se muestran de forma idéntica, otras aún requieren un enfoque específico, dependiendo de la política empresarial aplicada al sistema de gestión. Estos dos tipos de contabilidad también tienen diferencias significativas; se relacionan con los siguientes aspectos:

• Periodicidad. En la gestión, los períodos de presentación de informes están regulados por el reglamento interno, en el ámbito financiero, por la legislación estatal.
• Naturaleza de los indicadores. En finanzas, todos los indicadores se miden en términos de valor, en gestión, la gama de unidades de medida es más amplia, además de los criterios de costo, se pueden utilizar valores naturales e indicadores de calidad;
• Nivel de detalle. Los informes de gestión presentan información analítica con más detalle.
• Método de agrupación de datos. Los dos sistemas pueden utilizar principios diferentes para agrupar información.
• El grado de exactitud de la información. En la gestión son posibles tolerancias, es decir, ciertos errores, que son inaceptables en las finanzas.

Las principales etapas de configuración e implementación de la automatización de la contabilidad de gestión.

Las principales etapas para configurar e implementar la automatización de la contabilidad de gestión incluyen:

1. Elaboración y aprobación de especificaciones técnicas.
2. Desarrollo de una estrategia de empresa con identificación de objetivos y áreas prioritarias.
3. Análisis y diagnóstico de la estructura organizacional existente, sistema de relaciones financieras y económicas, organización de la producción, sistemas de planificación y contabilidad.
4. Creación de una base de información para la implementación de un sistema de gestión.
5. Desarrollo de la estructura financiera de la empresa e identificación de centros de responsabilidad financiera.
6. Desarrollo de un sistema de gestión de costos, clasificación de costos.
7. Formación de un sistema de informes de gestión.
8. Construcción de un sistema presupuestario.
9. Introducción de la contabilidad administrativa.
10. Automatización de procesos.

En cada etapa de establecimiento de tareas e implementación de la automatización de la contabilidad de gestión, se desarrollan regulaciones apropiadas que definen normas y reglas. Se exponen en Reglamentos específicos, que son documentos que reflejan la política de la empresa.

Enfoques metodológicos

Las herramientas de contabilidad de gestión se pueden clasificar según varios criterios, según los enfoques metodológicos.

1. Dependiendo del volumen de información procesada, la formación de la contabilidad de gestión puede ser:

• Sistematizado.
  Realizado de forma periódica, incluye la medición, evaluación y control de costes de todo tipo de procesos (suministro, producción, ventas). Todos los costos están agrupados por rubros y elementos, fuentes y medios. Se está elaborando un informe interno, cuyo contenido, plazos y frecuencia de presentación satisfacen a los usuarios internos y permiten evaluar las actividades de la empresa en su conjunto y de las divisiones estructurales individuales.
• Diferenciado.
  El contenido es selectivo y depende de los objetivos.

2. Dependiendo de las metas y objetivos de la gestión, la formación de la contabilidad de gestión puede ser:

• Estratégico.
  Se centra en determinar las perspectivas de desarrollo de la empresa y proporcionar información a la alta dirección.
• Operacional.
  Garantiza el logro de objetivos en el corto plazo.
• Producción.
  La tarea es proporcionar información sobre el costo de producción, el monto de la ganancia y el costo del inventario.

3.Dependiendo de los enfoques metodológicos para organizar la contabilidad de gestión, se puede utilizar lo siguiente:

• Sistema integrado (monista). El sistema de gestión está interconectado con el sistema financiero. El plan de cuentas en el sistema de gestión está vinculado a las cuentas financieras.
• Sistema autónomo (dualista) Se supone que los sistemas de gestión y financieros se crearán por separado. El plan de cuentas del sistema de gestión no está vinculado al financiero. El proceso se centra únicamente en las necesidades de gestión.

4. En cuanto al ámbito de actividades y estructura organizativa de las empresas, el sistema de gestión puede ser:

• Sistema completo. Este tipo se aplica a las actividades de la empresa en su conjunto y a sus divisiones estructurales individuales.
• Un sistema suficiente (con un conjunto limitado de indicadores). La esencia de este tipo es que se lleva a cabo solo para objetos individuales o su grupo.

5. Para mayor eficiencia y control de datos, se puede utilizar la contabilidad:

• Datos fácticos.
  Se utiliza el método de atribuir a los gastos los recursos realmente consumidos, calculando el costo real y los resultados financieros de las ventas de productos.
• Datos regulatorios.
  En este caso, se supone que se desarrollarán ciertas normas de costos y la contabilidad también se llevará a cabo de acuerdo con normas (estándares) con las desviaciones resaltadas.

6. Según la integridad de los costos, se pueden distinguir los siguientes tipos:

• Costos completos.
  El precio de costo se calcula incluyendo todos los costos.
• Marginal.
  Se calcula el coste reducido.

Normas que promueven la implementación efectiva de la contabilidad de gestión en una empresa.

La automatización de la contabilidad de gestión debe ser un proceso sistemático. En la práctica, al resolver este problema, los directivos de empresas, incluso en Moscú, el centro de concentración de información empresarial, cometen una serie de errores típicos, cuya corrección genera costes financieros adicionales y pérdida de tiempo. Para evitar este tipo de problemas, tenga en cuenta las siguientes reglas.

1. Los informes de gestión interna deben contener sólo la información necesaria y estar en un formato fácil de entender. Deben ser estructurados, fáciles de leer y visuales. Deben incluir sólo aquellos detalles que sean necesarios para fines de gestión. Este enfoque no sólo reduce el tiempo de procesamiento de documentos, sino que también los hace más informativos y útiles.

2. La evaluación de los elementos de la información debe realizarse no sólo sobre la base de métodos financieros, sino también utilizando otras metodologías. Al crear reglas, se deben utilizar los estándares internacionales junto con las reglas rusas.

3. La implementación efectiva de la automatización de la contabilidad de gestión sólo puede llevarse a cabo después de un diagnóstico detallado de la empresa y de explicar a los gerentes la necesidad de tal acción.

4. Un número significativo de empleados debe participar en el proceso de creación de la contabilidad de gestión, ya que una gama bastante amplia de personal utilizará la base de información para gestionar e implementar el proceso de ventas. Esta tarea no puede confiarse únicamente a contables, economistas y financieros.

5. Al implementar la automatización de la contabilidad de gestión, es necesario determinar con precisión el esquema de los procesos comerciales, optimizarlo y distribuir funciones, crear descripciones de puestos. Este enfoque evitará la duplicación de funciones.

6. La introducción de la contabilidad de gestión implica resolver una amplia gama de problemas con el fin de aumentar la eficiencia y la calidad de la gestión y mejorar los resultados del desempeño en todas las áreas. Por tanto, no puede centrarse en resolver un único problema. Por ejemplo, garantizar el flujo de documentos.

7. El proceso de mejora de la formación de la contabilidad de gestión debe ser permanente. Es imposible permitir que la optimización realizada una sola vez se considere una acción suficiente. El sistema debe mejorarse periódicamente, introducirse nuevos productos de software y utilizarse metodologías innovadoras.

8. Es necesario crear regulaciones para el flujo de documentos que especifiquen los plazos para la presentación de documentos, la presentación de informes y la motivación del personal para el cumplimiento de las reglas. Un cronograma de flujo de documentos puede ser una solución eficaz.

9. La cultura corporativa implica el intercambio de información dentro de plazos definidos con precisión. La introducción de la tecnología de la información permite implementar eficazmente este proceso.

10. Las herramientas de contabilidad de gestión deben corresponder a las tareas marcadas por la empresa. La limitación de capacidades debido a factores técnicos no debería causar problemas adicionales en la empresa.

Contabilidad de gestión en "WA: Financier" (plataforma 1C 8): una solución moderna

A medida que una empresa se desarrolla, su estructura organizativa se vuelve más compleja y aumenta el volumen de información procesada. Existe la necesidad de automatizar procesos. La organización eficaz de un sistema de gestión está inevitablemente asociada al uso de diversos productos de software. Un número significativo de transacciones comerciales, una amplia gama de bienes, una gran lista de contrapartes: esta es una pequeña parte de la lista de criterios que contribuyen a la complejidad del proceso.

En las primeras etapas después de la creación de una empresa en Moscú u otra ciudad de Rusia, la contabilidad de gestión se puede llevar a cabo utilizando tablas EXEL simples. Este enfoque es eficaz para pequeños volúmenes de transacciones comerciales. Es bastante natural que con una pequeña cantidad de capital inicial las pequeñas empresas recurran a métodos que se pueden obtener de forma gratuita. A medida que una empresa crece, no sólo aumenta el número de transacciones comerciales que se pueden procesar, sino también la cantidad de capital que se puede invertir en tecnología de la información y software. Los programas especiales brindan sistematización y eficiencia en la obtención de información. La solución más popular al problema es la implementación de herramientas de contabilidad de gestión en "WA: Financier".

Las grandes empresas utilizan sistemas ERP que les permiten mantener todo tipo de contabilidad simultáneamente. Pero estas soluciones son muy caras.

Realizar pronósticos en una empresa utilizando contabilidad de gestión automatizada le permite procesar rápidamente cantidades significativas de información. En combinación con módulos adicionales se pueden ampliar las funciones del sistema. Los usuarios reciben una serie de beneficios:

• una amplia gama de herramientas de contabilidad y control, que permiten obtener información rápidamente y analizarla desde varios ángulos;
• los sistemas y módulos utilizados son fácilmente personalizables de acuerdo con la política contable y las características específicas de las actividades de la empresa;
• El alto rendimiento de las herramientas de automatización le permite procesar instantáneamente cantidades significativas de información.

Automatización de la contabilidad de gestión.

Los programas de contabilidad de gestión le permiten resolver problemas de automatización, control y generación de informes de procesos. Las soluciones universales y efectivas son la línea de productos de software "WA: Financier". Se pueden utilizar en empresas con diferentes características y volúmenes de flujo de documentos en empresas de Moscú y otras regiones de Rusia. Son eficaces para su uso en organizaciones con un servicio financiero dedicado, así como en empresas que operan con datos agregados recibidos de sistemas externos.

Módulos sugeridos para la automatización:

• Para asegurar el funcionamiento eficiente de la tesorería y la formación del sistema de gestión del flujo de efectivo, se puede utilizar el módulo “Gestión de Efectivo” (abreviado como “UDS”);
• Para crear un presupuesto de ingresos y gastos y un balance de previsión se utiliza el módulo “Presupuesto”;
• Para mantener la contabilidad de gestión de acuerdo con los estándares corporativos y las NIIF, se puede utilizar el módulo “Contabilidad de gestión/NIIF”;

Con los productos de software "WA: Financier", puede implementar varias opciones para garantizar la automatización de los procesos de contabilidad y presupuestación.

A. Presupuesto.

Para resolver problemas presupuestarios y automatizar procesos, puede utilizar varios productos “WA: Financier”:

1. Si es necesario implementar una gama completa de presupuestación, utilice el módulo “WA: Financier. Presupuesto."

2. Si a la empresa se le asigna únicamente la gestión de efectivo basándose en registros de flujo de efectivo, se puede utilizar el módulo "WA: Financier". UDS".

B. Contabilidad de gestión operativa.

Para organizar eficazmente la contabilidad de gestión operativa y automatizar el proceso utilizando los productos WA: Financier, puede utilizar las siguientes soluciones:

3. Para la contabilidad operativa de los flujos de efectivo se utiliza el módulo “WA: Financier”. UDS" (Gestión de Efectivo);

4. Para la contabilidad de gestión, es efectivo utilizar el módulo “WA: Financiero. UprUchet/NIIF";

5. Si para la contabilidad operativa y el análisis del capital de trabajo es necesario utilizar las funciones de reserva de bienes, cálculos de costos complejos y otras operaciones comerciales específicas, entonces el módulo “WA: Financiero. UprUchet/IFRS" se utiliza como complemento a un programa especializado para contabilidad de gestión (por ejemplo, en 1C 8 Trade Management). En este caso, el sistema proporcionará la automatización de las funciones de compra y venta, y el módulo “WA: Financiero. UprUchet/IFRS": funciones del servicio financiero para la transmisión de datos de análisis operativos.

B. Informes de gestión.

Los siguientes módulos se pueden utilizar para generar y analizar informes:

6. Por flujo de caja - “WA: Financiero. Gestión de efectivo";

7. "WA: Financiero". Contabilidad de gestión/NIIF" - para la generación de informes de gestión (internos) y financieros (externos), incluso de acuerdo con las normas NIIF.

Enviar este artículo a mi correo electrónico.

La contabilidad de gestión en 1C se presenta en forma de una serie de informes analíticos, a partir de los cuales es conveniente analizar las actividades de la organización, identificar problemas y tomar decisiones de gestión. Todos los informes del programa se encuentran en una sección separada llamada "Administrador". Contienen toda la información agregada sobre datos primarios. Además, la mayoría de los informes se generan en forma de cuadros y gráficos, lo que resulta muy conveniente para la percepción.

Como puede ver, para facilitar el uso de estos informes, están divididos en grupos apropiados. En este artículo, consideraremos varios informes para contabilidad de gestión en 1C. Generemos el informe “Ingresos y Gastos” seleccionando el período y la organización.

Deje los temas que le interesen en los comentarios, para que nuestros expertos los analicen en artículos instructivos e instrucciones en video.

El informe mostrará un gráfico y una tabla con los valores de ingresos, gastos y ganancias. Si es necesario, podemos descifrar cada período y ver los documentos. Para ver la estructura de los activos de la empresa generaremos un informe “Activos corrientes”.

El gráfico y los datos muestran que los activos están creciendo. Sin embargo, en la estructura de activos se observa un aumento de la deuda compradora en los últimos meses del periodo seleccionado. Se deben hacer esfuerzos para garantizar que este activo se vuelva más líquido, es decir en efectivo.

Generemos un informe del grupo "Ventas", por ejemplo "Ventas por contrapartes".

El diagrama muestra inmediatamente a qué contrapartes vendió más productos nuestra organización. Para obtener información más detallada, consulte la tabla. También es posible personalizar el informe utilizando el botón "Mostrar configuración" en el encabezado.

En este caso, se ha agregado una agrupación adicional de "Nomenclatura" al informe; también en la pestaña "Selección" puede establecer la selección, por ejemplo, por la contraparte o el artículo que nos interesa. Entonces necesitas reformatear el informe.

Si es necesario, puedes realizar una selección por almacén o artículo de producto de forma similar. A continuación, crearemos un interesante informe “Deuda de los clientes por términos de deuda” del grupo “Acuerdos con clientes”.

Una vez formada, puede ver la deuda vencida y agrupar la deuda vencida según el tiempo que lleva vencida. Podemos ajustar los intervalos de retardo añadiendo los que necesitemos o eliminando aquellos que no nos interesen. También puede hacer esto haciendo clic en el botón "Mostrar configuración". Funcionalidad similar de los informes en el grupo "Cuentas por pagar".

Y, por ejemplo, generemos otro informe de "Análisis financiero" desde la sección "Análisis". El informe tiene varias pestañas. La pestaña "Principal" muestra información sobre las ventas y el beneficio neto. También ratios de liquidez, indicadores de rentabilidad de las empresas, evaluación del riesgo de quiebra y solvencia.

La pestaña “Estados contables” presenta el balance y el estado de resultados financieros. Si es necesario, los administradores empresariales pueden configurar derechos para tener acceso únicamente a la sección analizada en este artículo.

La empresa 1C tradicionalmente presta gran atención al desarrollo de funciones de contabilidad de gestión en sus productos. Hoy en día, en el mercado de sistemas construidos sobre la base de la plataforma 1C 8.3, se pueden distinguir tres categorías de productos de software que permiten la contabilidad de gestión en 1C:

1. Productos de la empresa 1C que resuelven los problemas de la automatización compleja de las actividades empresariales, incluidas funciones como la automatización de la contabilidad de gestión.
2. Productos de la empresa 1C que resuelven el problema de consolidar datos de otros sistemas (incluidos los sistemas de primera categoría) y obtener informes de gestión.
3. Programas de empresas de terceros (Franquiciados 1C) que resuelven problemas especializados de contabilidad de gestión.

La base de la contabilidad de gestión y su esencia son los informes de gestión, utilizados por los gerentes de diferentes niveles para controlar las actividades de la empresa, planificar y tomar decisiones basadas en los datos proporcionados por estos informes. Por lo tanto, a pesar de la variedad de sistemas y las diferencias que a menudo existen en los enfoques para procesar y presentar datos, la funcionalidad de los sistemas es similar y las principales diferencias radican en la arquitectura, el posicionamiento y el método de implementación de las funciones.

Resolución de problemas de automatización de la contabilidad de gestión en 1C basada en sistemas de información complejos de la empresa 1C.

Es mejor considerar la funcionalidad de resolver problemas complejos de automatización contable basados ​​en 1C usando el ejemplo de la solución insignia de la empresa "1C:ERP Enterprise Management". Otras configuraciones, en un grado u otro, también permiten resolver el problema de obtener informes de gestión, pero 1C ERP contiene el conjunto más completo de capacidades y enfoques para obtener informes de gestión.

La contabilidad en 1C ERP se puede dividir en varios bloques de informes lógicos:

1. Informes operativos utilizados en todos los niveles de gestión empresarial;
2. Informes regulados, utilizados principalmente para su transmisión a autoridades fiscales y usuarios externos;
3. Informes presupuestarios con el fin de planificar las actividades financieras de una empresa y monitorear la implementación de planes;
4. Información financiera internacional (IFR), normalmente utilizada para proporcionar información a usuarios externos.

De la lista presentada, solo los informes operativos son obligatorios en 1C ERP. Podemos decir que es una parte inseparable del sistema y no puede desactivarse mediante la configuración de la solución de la aplicación. Los bloques funcionales restantes son intercambiables; si es necesario, puede rechazar el uso de una o más secciones de contabilidad, lo que generalmente simplificará la interfaz y acelerará el funcionamiento del sistema.

Además de las tareas de obtención de informes, 1C ERP resuelve problemas relacionados con la protección de datos y la generación de informes:

1. Separación de derechos de acceso, tanto para informes específicos como en general para datos disponibles para análisis;
2. Visualización de datos en cualquier forma (tanto personalizando la apariencia de los informes como utilizando widgets para acceder rápidamente a los indicadores clave de desempeño de la empresa);
3. La capacidad de conectarse de forma remota al sistema y obtener acceso a informes, incluido el uso de dispositivos móviles.

Informes operativos en 1C

El sistema contiene más de cien informes destinados tanto al personal de línea como a los directivos de la empresa. Y teniendo en cuenta que cada informe es personalizable, una especie de miniconstructor, existe un número casi ilimitado de opciones para los informes finales del circuito operativo.

Figura No. 1. Informes de ventas

Informes regulados en EPR

Los datos del circuito regulado se consolidan dentro del sistema de acuerdo con los datos del circuito operativo y se reflejan en el plan de cuentas de la RAS. Para analizar los informes recibidos se utilizan informes contables estándar: SALT, tarjeta de cuenta, etc.

La especificidad del bloque de informes regulado es que es el menos personalizable de todos, ya que los requisitos de presentación de informes están dictados por los requisitos de la legislación tributaria vigente y PBU, es decir, pueden diferir en gran medida de las políticas de contabilidad de gestión adoptadas por la empresa.

Informes presupuestarios e IFI

A diferencia de los informes operativos y regulados, donde el sistema 1C ya contiene informes preconfigurados, los informes de gestión para unidades presupuestarias y funciones financieras multifuncionales requieren un desarrollo preliminar. Esto se debe al hecho de que los requisitos para dichos informes, las reglas y el procedimiento para obtenerlos pueden variar mucho en diferentes empresas, lo que significa que dichos informes deben desarrollarse para satisfacer las necesidades de una organización específica.

Figura No. 2. El principio de generar informes de gestión para fines de contabilidad de gestión.

Diseño visual de indicadores clave de actividades de gestión.

Vale la pena mencionar el mecanismo para presentar visualmente los indicadores clave del desempeño de una empresa. 1C ERP contiene mecanismos para la presentación visual de datos que le permiten evaluar rápidamente el estado de los indicadores clave del desempeño de una empresa.

Figura No. 3. Presentación de indicadores clave en 1C ERP

Los widgets son totalmente personalizables; mientras trabaja, tiene sentido mostrar visualmente los indicadores que son de importancia clave para su empresa.

Obtención de informes de gestión consolidados basados ​​​​en productos 1C

La empresa 1C tiene solo una solución diseñada específicamente para automatizar la consolidación de datos y obtener informes de gestión: 1C: Holding Management (HW). El producto consta de un conjunto de subsistemas que implementan varias capas de gestión diferentes:

• Una capa de subsistemas para mejorar el desempeño corporativo, que incluye:

1. Obtención de informes de gestión consolidados y informes NIIF;
2. Elaboración de presupuestos para operaciones y proyectos;
3. Análisis de negocio y cuadro de mando integral.

• La capa de subsistemas que generalmente están asociados con el control corporativo:

1. Gestión de adquisiciones centralizada;
2. Tesorería centralizada;
3. Gestión de contratos

• La capa de sistemas contables corporativos está representada por:

1. Sistema de gestión del impuesto de sociedades;
2. Sistema de contabilidad.

Dado que la solución está destinada principalmente a automatizar la contabilidad de gestión de empresas de gestión y servicios financieros de unidades de negocio de entornos de TI geográficamente distribuidos, el centro del sistema es la funcionalidad de integración, es decir. la solución se suele utilizar como plantilla corporativa o como solución para sociedades gestoras (holdings).

Figura No. 4. Diagrama funcional esquemático de 1C Holding Management.

Cabe recordar que la solución está destinada principalmente a grandes organizaciones, incluidas aquellas con la condición de gran contribuyente, por lo que la funcionalidad del sistema está destinada principalmente a resolver los problemas que enfrentan dichas empresas:

1. Consolidación de datos de sistemas externos, incluida la capacidad de conectarse directamente a un DBMS y obtener información de archivos Excel arbitrarios;
2. Elaboración de estados financieros según normas NIIF;
3. Implementación de funciones de presupuestación y tesorería teniendo en cuenta las necesidades de las grandes empresas (construcción de modelos presupuestarios complejos, gestión multinivel de procesos presupuestarios);
4. Configuración y visualización del Cuadro de Mando Integral (BSC);
5. Gestión de programas de inversión y análisis de proyectos de inversión;
6. Elaboración de informes de empresas extranjeras controladas;
7. Gestión fiscal corporativa.

Programas para automatizar la contabilidad de gestión de empresas de terceros (franquiciados 1C) en la plataforma 1C 8.3

En el mercado, además de los productos directos de la empresa 1C, existe una gran cantidad de programas integrados en la plataforma 1C: Enterprise 8.3 que resuelven los problemas de automatización de las funciones de contabilidad de gestión y del bloque financiero en su conjunto. Estas soluciones son desarrolladas y respaldadas por empresas asociadas de 1C (franquiciados) y necesariamente deben tener un certificado "Compatible con 1C".

A pesar de la variedad de soluciones y funcionalidad declarada, la arquitectura de los productos se basa en un principio similar y se asemeja a la solución 1C UX (ajustada a la escala de las tareas que se resuelven): consolidación de datos de sistemas externos y mayor conversión de datos para con el fin de obtener los informes necesarios. Los líderes en el mercado de este tipo de sistemas son Wiseadvice Financier, Bit-Finance, Intalev “Corporate Management” y muchos otros.

Resultados

Si hablamos de qué programa de contabilidad de gestión tiene sentido elegir para su implementación, entonces no existe una respuesta universal a esta pregunta, en cada caso específico se debe elegir en función de las necesidades y capacidades de una organización en particular; Sin embargo, una automatización exitosa de la contabilidad de gestión puede tener algunas recomendaciones generales:

1. Si una empresa se enfrenta a la tarea de implementar un sistema de automatización compleja de actividades, y la solución del problema de implementación en un futuro sistema de contabilidad de gestión se considera parte de la tarea de implementación, en primer lugar vale la pena considerar configuraciones complejas de 1C, por ejemplo, 1C ERP Enterprise Management.
2. Si una empresa ya ha implementado un sistema de automatización de actividades, pero necesita resolver problemas específicos de obtención de informes de gestión, tiene sentido pensar en soluciones especializadas: para las pequeñas y medianas empresas, soluciones de empresas asociadas de 1C basadas en La plataforma 1C 8.3 es la más adecuada. Para las grandes empresas, tiene sentido mirar hacia el producto 1C: Holding Management.

Revisamos brevemente las clases de sistemas para la automatización de la contabilidad de gestión disponibles actualmente en el mercado ruso.

La elección de un sistema de información para automatizar la contabilidad de gestión de una empresa depende de sus necesidades. Las grandes empresas que necesitan información completa y detallada implementan costosos sistemas ERP, mientras que las pequeñas empresas suelen utilizar Excel para estos fines. Al mismo tiempo, muchas empresas mantienen la contabilidad de gestión utilizando sistemas contables. Decidimos hablar con más detalle sobre este método de organización de la contabilidad de gestión entrevistando a los usuarios del programa de contabilidad más extendido en Rusia, "1C: Contabilidad", así como a especialistas de las empresas involucradas en su implementación.

Revista "Director financiero" N° 3 (marzo) 2004

Colección de información

Hay tres opciones principales para recopilar y procesar información en el programa 1C, que son típicas de trabajar en cualquier sistema contable.

Primera opción. Los datos de gestión y contabilidad se recopilan y se ingresan en las bases de datos correspondientes por separado. No hay problemas para comparar bases de información, ya que esto no es necesario. Sin embargo, esta opción requiere mucha mano de obra.

Segunda opción. Los datos de contabilidad de gestión se obtienen mediante la conversión de datos contables. Pero la transferencia de datos totalmente automatizada es prácticamente imposible, ya que es necesario complementar la información contable. Por ejemplo, el envío de una computadora ensamblada por una empresa puede reflejarse en la contabilidad como un envío de componentes, y su ensamblaje en un modelo completo puede reflejarse como un servicio separado. Al mismo tiempo, en contabilidad de gestión, el envío de una computadora se puede reflejar como una serie de operaciones (mover componentes para montaje, montaje, envío de una unidad de producción). Por lo tanto, es más fácil reflejar dichas transacciones por separado en la contabilidad y la contabilidad de gestión.

Participantes del estudio:Tatiana Borisovets,Gerente de implementación 1C en Kalandr CJSC (pueblo de Mamontovka, región de Moscú). La empresa ha instalado los programas “1C: Empresa”, “1C: Comercio y Almacén”, “1C: Producción y Servicios”, “1C: Planificación Financiera”;

Vadim Lebedevich,Jefe del departamento de consultoría de MASAN Business Consulting (Moscú). La empresa ha instalado los programas 1C: Contabilidad, desarrollos propios basados ​​en 1C;

Serguéi Porfiryev,jefe del departamento de implementación de la empresa consultora “1C: Automatización” (Moscú);

Evgeny Fadeev,director de la empresa consultora "Delta IT" (Izhevsk);

Stanislav Sharipov,Director General de la empresa consultora "AVRO-BUS" (Moscú);

Marina Sheludko,Director financiero de la empresa Ideal Cup (San Petersburgo). La empresa ha instalado el programa 1C: Enterprise. Configuración compleja", "1C: Planificación financiera".

Tercera opción. Los datos contables se obtienen de los datos de la contabilidad de gestión. Al mismo tiempo, las operaciones relacionadas con las actividades principales (compras, ventas, producción) suelen cargarse desde la base de datos de gestión a la base de datos contable. También se mantiene una contabilidad separada paralela de las operaciones, que difieren en contenido en contabilidad y contabilidad de gestión. Este método es el más avanzado tecnológicamente. Sin embargo, dado que los datos de contabilidad de gestión son ingresados ​​​​en la base de datos, por regla general, por ejecutores directos o economistas, y luego se transfieren automáticamente a la base de datos contable, el departamento de contabilidad puede perder el control sobre el proceso contable. Para evitar que esto suceda, se suelen automatizar las operaciones más típicas, y el resto las registra el departamento de contabilidad.

Nuestra investigación ha demostrado que los usuarios de los módulos de contabilidad 1C suelen utilizar la primera opción. Esto se debe, en particular, al hecho de que los contables de las medianas y pequeñas empresas, por regla general, no quieren asumir la carga y la responsabilidad adicionales de llevar la contabilidad de gestión y, al mismo tiempo, se oponen a la interferencia en su área de actividad. actividad de otros empleados. En estas empresas, la contabilidad de gestión la lleva directamente el director financiero (a veces el director de la empresa) o un departamento independiente de la contabilidad, por ejemplo la planificación económica. Además, la contabilidad de gestión y la presupuestación a menudo no se definen como tecnologías de gestión y una o dos personas, que son consumidores de información financiera, son responsables de la toma de decisiones, y la información en sí está claramente dividida en "blanco" y "negro". En estas empresas no hay necesidad de sistemas de automatización complejos, por lo que se utiliza una base de datos paralela en el programa 1C: Contabilidad para mantener la contabilidad de gestión.

A medida que el negocio crece y las habilidades de gestión mejoran, las empresas abandonan el enfoque simplificado y prefieren automatizar completamente la transformación de datos, es decir, pasan a la segunda o tercera opción. Esto suele aumentar la transparencia empresarial.

En la segunda y tercera opciones, el plan de cuentas de trabajo, sobre cuya base se lleva la contabilidad de gestión, se construye de manera similar al plan de cuentas de la contabilidad financiera, utilizando funciones analíticas adicionales o subcuentas para contabilizar las transacciones en la contabilidad de gestión 1 . En tal situación, puede ingresar la mayor parte de los datos una vez y luego crear los informes de gestión y contabilidad necesarios mediante muestreo de acuerdo con criterios analíticos o subcuentas.

Experiencia personalVadim Lebedevich

Nuestra metodología de contabilidad de gestión en algunos lugares difiere significativamente de la metodología contable. Si lleva a cabo la contabilidad de gestión directamente en la versión de circulación de "1C: Contabilidad" en paralelo con la contabilidad y la contabilidad fiscal, el programa deberá reconfigurarse con demasiada frecuencia después de las actualizaciones relacionadas con los cambios en la legislación. Por lo tanto, se ha vuelto más eficaz para nosotros mantener la contabilidad de gestión en un sistema especializado desarrollado sobre la base de 1C: Enterprise.

Evgeniy Fadeev

Para lograr una entrada de datos única, es necesario establecer reglas mediante las cuales la información de la contabilidad se pueda transferir a la gerencia. Entonces estas reglas simplemente necesitan ser descritas en el programa.

Los datos deben procesarse repetidamente si no se desarrollan tales reglas, o si los empleados que procesan información para una de las secciones contables, por ejemplo, contabilidad, no pueden determinar cómo se debe interpretar esta información para fines de contabilidad de gestión. En este caso, el departamento económico es responsable de transferir los datos contables a la base de datos de contabilidad de gestión.

Tatiana Borisovets

Mantenemos todos los registros en el lugar donde ocurre la operación, es decir, las contabilizaciones son ingresadas al sistema por empleados de los departamentos de ventas, almacén y talleres de producción, y se ingresan todas las características analíticas necesarias. Posteriormente, el departamento de contabilidad verifica los datos del sistema con los documentos primarios.

Para que el sistema contable se convierta en una herramienta integral para recopilar y analizar información de gestión sobre las actividades de la empresa, es necesario perfeccionarlo: comparación de directorios de gestión y contabilidad, desarrollo de análisis, configuración, etc. Esto requerirá finanzas adicionales (de varios cientos a decenas de miles de dólares) y costos temporales (hasta un año).

Veamos las diferencias entre las tres formas de obtener información de gestión usando un ejemplo.

Un ejemplo de contabilidad de una transacción comercial en 1C: ContabilidadDescripción de la operación

Registro de un activo fijo (computadora) y registro de un estado de cuenta.

Primera opción

Registro. La computadora se tiene en cuenta en la base de datos contable, se completa una tarjeta de activo fijo, que indica la vida útil, fecha de registro, precio de compra, etc. Luego se muestran los campos de la tarjeta, que serán los mismos para ambos tipos de La contabilidad (número de inventario, nombre, persona financieramente responsable, lugar de operación, tipo de activo fijo) se copia en una base de datos paralela. Los campos restantes necesarios para la contabilidad de gestión (período de depreciación, costo de los activos fijos, elemento de costo, etc.) se completan manualmente.

Al contabilizar un activo fijo, los documentos relevantes reflejan un conjunto estándar de operaciones: puesta en servicio, transferencia de un activo fijo, movimiento, recepción, cancelación. Sobre la base de estos documentos, los asientos contables se generan automáticamente en 1C: Contabilidad. Otras transacciones pueden reflejarse en la contabilidad de gestión, por lo que los asientos se realizan manualmente.

Estado de cuenta. El extracto se registra en contabilidad de acuerdo con reglas estándar y se copia (automática o manualmente) en la base de datos de contabilidad de gestión.

Segunda opción

Registro. Fundamentalmente no es diferente de la primera opción.

Estado de cuenta. La información sobre el estado de las cuentas llega al departamento de contabilidad, por regla general, con prontitud. Los datos se pueden importar simplemente a la base de datos de gestión. Si la información contable es demasiado detallada, la entrada detallada se “contrae”. Por ejemplo, para la contabilidad es importante dividir en “pago” (cuenta 62.1) y “anticipos” (cuenta 62.2). En la contabilidad de gestión, esta división en algunos casos no es importante, por lo que dichas transacciones se pueden combinar automáticamente.

Tercera opción

Registro. Al transferir datos de la contabilidad de gestión a la contabilidad, deberá completar los campos de la tarjeta de activos fijos necesarios para la contabilidad. Además, dado que la contabilidad de los activos fijos en la contabilidad de gestión se lleva a cabo mediante partida doble, la información sobre ellos también deberá importarse a la base de datos contable en forma de transacciones. También tendrá que contabilizar los activos fijos en la base de datos contable mediante contabilizaciones, y esto requiere mucha mano de obra. Por tanto, si hay una gran cantidad de activos fijos, tiene sentido modificar el programa para que sea posible transformar automáticamente los asientos contables de gestión en documentos contables.

Estado de cuenta. Digamos que el cliente pagó un anticipo por los bienes enviados y el contador ingresó la siguiente entrada en la base de datos de administración: Débito 51 Crédito 62. A los efectos de la contabilidad de gestión, no importa si hay un anticipo o un pago. Por el contrario, a efectos contables es necesaria una división clara entre anticipo y pago. Por lo tanto, no será posible transformar automáticamente una contabilización de contabilidad de gestión a contabilidad. Para resolver este problema, es necesario brindar la posibilidad de ingresar el tipo de pago en un documento electrónico en la contabilidad de gestión.

El ejemplo fue preparado por Vadim Lebedevich.

Adición de datos del sistema contable.

Además de la diferente interpretación de las operaciones en contabilidad y contabilidad de gestión, también existen problemas al combinar estos tipos de contabilidad 2. En las versiones masivas de programas de contabilidad, incluido 1C: Contabilidad, es muy difícil organizar la contabilidad de indicadores no financieros (por ejemplo, el número de asientos por metro cuadrado de área, el porcentaje de defectos por empleado). Por lo tanto, al llevar la contabilidad de gestión, es necesario complementar y ajustar los datos de los sistemas contables.

A pesar de que en los módulos correspondientes de "1C: Empresa" (por ejemplo, "Planificación financiera") es posible tener en cuenta indicadores no financieros, todos los participantes del estudio enfatizaron que el programa Excel se usa generalmente para este propósito. Así, en la empresa “Copa Ideal”, al calcular el costo de los productos, sus componentes, que difieren de los reflejados en la contabilidad, se transfieren manualmente desde archivos Excel al módulo “Planificación Financiera”. Según Marina Sheludko, sería más conveniente mantener los registros en un solo circuito. Actualmente, los empleados de la empresa tienen que utilizar la configuración para descargar parte de los datos de 1C: Enterprise. Configuración compleja" en "1C: Planificación financiera" e ingrese algunos de los datos manualmente.

Otro problema al automatizar la contabilidad de gestión utilizando 1C: la contabilidad es contabilizar las liquidaciones entre centros de responsabilidad dentro de una entidad jurídica. En contabilidad, estas transacciones, por regla general, no se reflejan en absoluto, pero en la gestión deben reflejarse. Este problema se puede resolver utilizando configuraciones adicionales.

Experiencia personalStanislav Sharípov

Nuestros clientes rara vez necesitan automatizar pagos entre departamentos internos. Sin embargo, si es necesario contabilizar las liquidaciones internas, se puede configurar de manera similar al esquema para contabilizar las liquidaciones mutuas entre la organización y las contrapartes externas. Para ello, normalmente se realizan los siguientes pasos:

• se ingresa una cuenta que registra transacciones que pueden afectar las liquidaciones entre departamentos (o un registro para el componente "Contabilidad operativa");
• se crean nuevos documentos que reflejan diversas transacciones que afectan los acuerdos mutuos entre departamentos;
• Se están desarrollando informes especiales para proporcionar información sobre pagos entre departamentos.

Elaboración de presupuestos y comparación de datos planificados y reales.

Los presupuestos de las empresas que utilizan "1C: Enterprise" se elaboran en Excel o en las aplicaciones adecuadas ("1C: Planificación financiera"). Si se utiliza un programa compatible con 1C como sistema de presupuestación, es posible cargar automáticamente los datos contables reales, por lo que puede controlar la implementación del plan con regularidad (incluso diariamente).

Es posible realizar un análisis operativo de las desviaciones de los indicadores reales de los planificados, siempre que la mayoría de los datos se ingresen en el sistema sobre la base de transacciones, cuya información es ingresada por los contratistas locales y no sobre la base de los documentos primarios recibidos por el departamento de contabilidad. departamento Al mismo tiempo, en el momento de ingresar la información de la transacción, es posible que no esté documentada. Por ejemplo, en la empresa Kalandr, donde se implementa este enfoque, los resultados del día anterior según el estado de la empresa. Los flujos de efectivo se incluyen en el módulo 1C: Planificación financiera todos los días antes de las 11 a.m.

Experiencia personalMarina Sheludko

En nuestra empresa la planificación se realiza en el módulo 1C: Planificación Financiera. Los indicadores planificados los ingresan los gerentes y empleados de los departamentos relevantes. Los datos reales sobre la ejecución del plan de flujo de efectivo (de órdenes de pago, memorandos, etc.) ingresan primero al módulo "Planificación financiera" y luego se transfieren al departamento de contabilidad para su procesamiento. Esto le permite controlar su progreso diariamente. El departamento de contabilidad solo recibe documentos confirmados, que caen en el módulo 1C: Enterprise. Configuración compleja." El control de caja se realiza diariamente y elaboramos informes completos mensualmente. Parte de los datos para el informe completo se procesa primero en el bloque "Configuración compleja" y luego pasa al bloque "Planificación financiera" (producción, pérdidas, etc.).

Análisis de información

El análisis de los datos recopilados se realiza utilizando las herramientas de uno de los módulos especializados "1C: Enterprise" ("Planificación financiera") o Excel. Al mismo tiempo, todos los participantes del estudio utilizan tanto informes estándar (estado de resultados, balance y estado de flujo de efectivo) como formularios de informes adicionales.

Experiencia personalTatiana Borisovets

Para que los datos de contabilidad de gestión estuvieran disponibles para todos los mandos intermedios, tuvimos que agregar formularios de informes que reflejaran las actividades de los diferentes departamentos. Así, el departamento técnico pudo analizar el consumo de materias primas. Se han agregado informes: "Envío de productos terminados por tipo" (para el departamento de marketing), "Rotación de mercancías en almacenes" (departamento de ventas), "Contabilización del movimiento de recursos materiales", "Costos de producción por tipo de producto". , etc. Ahora estamos trabajando para mantener una contabilidad personalizada para ciertos tipos de producción. Además, configuramos el sistema para que podamos organizar la cancelación rápida (diaria) de materias primas. Como resultado, todo el análisis de la información de gestión se lleva a cabo en 1C: Enterprise.

Marina Sheludko

El uso del módulo "Planificación financiera" le permite ver informes estándar en varias secciones (divisiones, elementos, indicadores) y, si es necesario, profundizar en estos informes para identificar los motivos de las desviaciones del plan. Así, descubriremos qué indicadores afectan el valor de una partida presupuestaria en particular. Además de los tres principales, también utilizamos otros informes, pero se generan principalmente en Excel, ya que el módulo “Planificación financiera” es una herramienta estática.

Las posibilidades de análisis flexible de datos históricos en 1C: Contabilidad son limitadas: es imposible generar automáticamente un informe que contenga datos para un elemento de costo específico durante varios períodos; el número de funciones analíticas en el sistema estándar es 4 y, con una personalización adicional, su número solo se puede aumentar a 10 (a modo de comparación, en los sistemas de presupuestación especializados, 12 funciones analíticas se consideran un número pequeño).

Aspectos técnicos

Ciertos problemas al utilizar sistemas de contabilidad, en particular 1C: Contabilidad, están asociados con el hecho de que los usuarios tienden a utilizar una versión más barata (y por lo tanto de bajo consumo) del programa y equipos económicos. Por tanto, surgen dificultades al procesar grandes cantidades de datos. Sin embargo, estos problemas se pueden evitar.

Según Tatyana Borisovets, en su empresa (unas 700 personas), incluso cuando se genera un informe mensual de flujo de caja, cargar los datos en el informe sólo lleva unos minutos. Stanislav Sharipov cree que es difícil estimar con precisión el número de transacciones que pueden sobrecargar el sistema: “Supongamos que una empresa de 300 a 900 personas compra un paquete de módulos y equipos 1C para las necesidades actuales y al mismo tiempo continúa desarrollándose dinámicamente. Si el número de operaciones mensuales reflejadas en el sistema alcanza entre 5.000 y 7.000 o más, entonces la empresa tendrá que gastar dinero en una versión más potente del programa y en equipos más productivos después de 1 o 2 años de funcionamiento en este modo”.

Otro método que se utiliza para "descargar" el sistema es copiar información sobre períodos contables anteriores en medios de respaldo (CD, servidores adicionales, etc.). Esto ayudará a reducir la cantidad de datos analizados a los que, si es necesario, se puede acceder como archivo.

En cuanto a restringir el acceso a los datos del sistema, los usuarios que entrevistamos utilizan medios estándar: prohibir la visualización por grupos de datos y editar períodos de cierre, etc. También se pueden utilizar niveles adicionales de protección, por ejemplo, claves electrónicas, cifrado de bases de datos, etc. casos los costos son mínimos.

Resultados del estudio

El estudio mostró que la organización de la contabilidad de gestión basada en el programa 1C: Contabilidad es adecuada para empresas que tienen bajos requisitos para gestionar y analizar datos sobre sus actividades. Estas incluyen pequeñas y medianas empresas o sucursales de grandes corporaciones, en las que las funciones de gestión se llevan a cabo principalmente desde el “centro”. Este sistema redunda más en interés de los contables que de los directivos, incluidos los directores financieros. Por lo tanto, para obtener información sobre las actividades de la empresa, se necesitan módulos 1C: Enterprise adicionales y pueden requerir modificaciones para tener en cuenta los requisitos de los gerentes.

Aunque mantener la contabilidad de gestión en 1C es la forma más sencilla y económica de organizar la contabilidad de gestión tanto desde el punto de vista financiero como en términos de costos laborales, aún requerirá recursos adicionales de la empresa.

Tatiana Borisovets Después de la automatización de la contabilidad de gestión, aumentó el número de funciones para los empleados comunes. Si antes un trabajador del almacén sólo aceptaba o liberaba mercancías, ahora acepta dinero, comprueba la tarjeta del cliente y el historial de pagos. El departamento de ventas comenzó a vender servicios y emitir certificados de su prestación. Fue posible agilizar el flujo de documentos en la empresa. A propósito, hicimos de 1C un sistema de contabilidad unificado para todos los departamentos.

Con un desarrollo bastante dinámico de la empresa y el crecimiento de la profesionalidad del personal directivo, llega un momento en el que, para mantener la contabilidad de gestión, el sistema contable debe ser sustituido por un sistema de nivel superior. Así, Marina Sheludko afirma que su empresa decidió utilizar la versión actual de 1C durante un máximo de dos años, incluso teniendo en cuenta todas las mejoras. Al mismo tiempo, si la empresa no planea crecer activamente en los próximos años (aumentar el número de divisiones, abrir sucursales, etc.), tiene sentido considerar 1C como una herramienta económica y adecuada para la contabilidad y la gestión y desarrollar este sistema “en profundidad”. El sistema de contabilidad también es adecuado para empresas que recién comienzan a implementar tecnologías de gestión: le ayudará a aprender a estructurar los elementos de gestión para la correcta organización del trabajo.

Cabe señalar que todas las conclusiones anteriores no se aplican al sistema 1C: Enterprise 8.0, que, según los desarrolladores, debería ampliar significativamente las capacidades de gestión de la empresa. Tan pronto como tengamos experiencia práctica en el uso de este sistema, definitivamente hablaremos de ello en las páginas de nuestra revista.

El material fue preparado por la experta en revistas Anna Netesova.